Blog
Yönetim kuruluna yapay zekayı proje listesiyle anlatmayın
Kısaca: Yapay zeka gündemi kurula geldiğinde çoğu kurum proje listesi sunar ve toplantı listeyle ilgisi olmayan sorularla geçer. Kurulun öğrenmek istediği üç şey vardır: para nereye gidiyor, hangi riski kim taşıyor, geçen dönemden bu yana ne değişti. Aşağıdaki beş prompt dağınık pilot bilgisini tek tabloya indirmenizi, değişimi görünür kılmanızı ve toplantıdan önce soruların cevabını hazırlamanızı sağlıyor.
Yapay zeka gündemi bir noktada yönetim kuruluna ya da icra kuruluna gelir. O toplantıya götürülen şey çoğu kurumda aynıdır: devam eden çalışmaların listesi, birkaç ekran görüntüsü, sonunda bir bütçe talebi.
Toplantı beklendiği gibi geçmez. Sorular listeyle ilgili olmaz.
Proje listesi hazırlaması kolay bir belgedir. Ekiplerden toplarsınız, bir tabloya dizersiniz, hepsi doğrudur. Sorun doğruluğunda değil, hiçbir karara hizmet etmemesinde.
Kurul üyesi listeye bakınca ne yapacağını bilmez. Onaylayacağı bir şey yoktur, reddedeceği bir şey yoktur, itiraz edeceği bir şey de yoktur. Bu yüzden konuşma kaçınılmaz olarak genel tartışmaya kayar: rakipler ne yapıyor, bu işin sonu nereye varacak, biz geride mi kalıyoruz.
O toplantıdan bir karar çıkmaz. Bir sonraki çeyrekte aynı liste, biraz uzamış haliyle tekrar gelir.
Kurulun sorduğu soru aslında üç tanedir
Onlarca farklı soru gelir ama hepsi üç başlığın altına düşer.
Birincisi para: bu işe ne harcandı, harcanmaya devam edecek mi, karşılığında ne alındı. İkincisi risk: bir şey ters giderse kim durduruyor, kurum ne kadar açıkta. Üçüncüsü değişim: geçen sefer de buradaydık, o zamandan beri ne farklı.
Sunumunuz bu üç soruya cevap vermiyorsa, ne kadar ayrıntılı olursa olsun toplantıda o sorular yine sorulur. Ayrıntı soruyu önlemiyor, sadece cevabı geciktiriyor.
Dağınık bilgiyi önce tek tabloya indirin
Kurum içinde yapay zeka çalışmalarının bilgisi tek yerde durmaz. Bir kısmı sunum dosyalarında, bir kısmı ekip liderlerinin kafasında, bir kısmı satın alma kayıtlarında olur. İlk işiniz bunu tek bir tabloya indirmek.
Asagida kurumumda suren yapay zeka calismalarina ait
daginik notlar, sunum metinleri ve e-posta ozetleri var.
Bunlari tek bir tabloya indir. Her calisma icin su
sutunlari doldur:
- Calismanin adi
- Hangi ise dokunuyor (tek cumle)
- Su anki asama: fikir / pilot / operasyonda / durdu
- Sahibi olan birim
- Bugune kadar harcanan (yaziyorsa yaz)
- Bu ay devam eden isletme maliyeti (yaziyorsa yaz)
- Olcusu ne (bu calismanin ise yaradigini gosteren tek
sayi)
Kurallar:
- Notlarda gecmeyen bilgiyi tahmin etme, "yok" yaz.
- Rakam uydurma; yaklasik bile yazma.
- Ayni calismanin farkli adlarla gectigini gorursen
birlestir ve birlestirdigini belirt.
Notlar: [elinizdeki metinleri yapistirin]Bu tablonun en çok boş kalan sütunu "ölçüsü ne" olanıdır. Bu boşluk bir hata değil, bulgudur. Ölçüsü olmayan bir çalışma kurula ne başarı ne başarısızlık olarak anlatılabilir; sadece devam ediyor olarak anlatılabilir. Bunu toplantıda öğrenmek yerine tabloyu hazırlarken öğrenmek daha iyidir.
Değişimi anlatın, durumu değil
Kurul aynı tabloyu ikinci kez gördüğünde anlatmanız gereken şey tablonun kendisi değil, önceki halinden farkıdır. Bu fark çoğu sunumda hiç yazılmaz, çünkü hazırlayan kişi farkı zaten bildiği için bariz sanır.
Asagida yapay zeka calismalarinin ONCEKI donem tablosu
ve BU donem tablosu var. Aradaki farki cikar.
Su bicimde yaz:
A) YENI BASLAYANLAR: bu donem listeye giren calismalar.
B) ASAMA DEGISTIRENLER: hangi calisma hangi asamadan
hangisine gecti.
C) DURANLAR: listeden dusen veya durdurulan calismalar
ve notlarda gecen sebep.
D) DEGISMEYENLER: iki donemdir ayni asamada duranlar;
her biri icin kac donemdir bekledigini yaz.
E) TEK CUMLELIK OZET: bu donemde asil degisen sey ne.
Kurallar:
- Tablolarda olmayan sebep uydurma, "sebep yazilmamis"
de.
- Yorum ekleme, sadece farki yaz.
Onceki donem: [yapistirin]
Bu donem: [yapistirin]D bölümü sunumun en rahatsız edici ama en değerli kısmıdır. İki, üç dönemdir aynı aşamada duran bir çalışma genelde kimsenin kapatmaya cesaret edemediği çalışmadır. Kurulun bunu kendi bulması, sizin göstermenizden çok daha kötüdür.
Riski slaytın sonuna değil, kararın yanına yazın
Risk bölümü çoğu sunumda en sona konur ve genel ifadelerle doldurulur: veri güvenliği, mevzuat belirsizliği, çalışan direnci. Bu cümleler hiçbir riski yönetmez, sadece yazıldığını gösterir.
İşe yarayan biçim farklıdır: her risk bir çalışmaya bağlıdır, bir sahibi vardır ve durdurma yetkisi kimde olduğu yazılıdır.
Asagidaki yapay zeka calismalari icin risk satirlari
yaz. Genel risk basligi yazma; her satir TEK bir
calismaya bagli olsun.
Her satirda su alanlar olsun:
- Calisma adi
- Ters giderse somut olarak ne olur (tek cumle, genel
ifade degil)
- Bu riski bugun kim tasiyor (birim veya rol)
- Durdurma yetkisi kimde
- Bugun alinmis olan onlem (varsa)
- Onlem yoksa, alinmasi gereken tek sey
Kurallar:
- Mevzuat maddesi, kanun numarasi veya ceza tutari
uydurma; "hukuk gorusu gerekiyor" yaz.
- Notlarda sahibi yazmiyorsa "sahibi belirsiz" yaz,
bir birim atama.
Calismalar: [birinci promptun tablosunu yapistirin]"Sahibi belirsiz" çıktısını silmeyin. Kurula götürülecek en yararlı satır çoğu zaman odur: bir riskin sahibi yoksa, o risk kurulun kendisindedir ve bunu toplantıda söylemek zorundasınız.
Tek sayfayı yazdırın, sunumu değil
Kurul üyeleri sunumu toplantıda ilk kez görür ve büyük ihtimalle bir kez daha açmaz. Akılda kalan şey tek sayfalık nottur. O notu yazmayı slayt hazırlamaya tercih edin.
Asagidaki tablolardan yonetim kuruluna sunulacak TEK
SAYFALIK bir not yaz.
Not su sirayla olsun:
1) Uc cumlelik durum: para, risk, degisim.
2) KARAR ISTENEN MADDELER: en fazla uc madde. Her biri
icin: ne istiyoruz, ne kadar, evet denirse ne olur,
hayir denirse ne olur.
3) BILGI MADDELERI: karar gerektirmeyen, sadece
bilinmesi gereken en fazla bes madde, birer cumle.
4) BIR SONRAKI DONEMDE NEYE BAKACAGIZ: en fazla uc olcu.
Kurallar:
- Bir sayfayi asma; slayt basligi gibi degil, duz cumle
yaz.
- Tablolarda olmayan hicbir rakami kullanma.
- Teknik terim kullanma; kullanman gerekiyorsa yaninda
parantez icinde tek cumlelik karsiligini yaz.
Tablolar: [onceki promptlarin ciktilarini yapistirin]İkinci maddedeki "hayır denirse ne olur" satırı en çok atlanan ve en çok işe yarayan satırdır. Bir kurul üyesi bir talebi ancak reddetmenin sonucunu gördüğünde değerlendirebilir. O satır yoksa cevap otomatik olarak erteleme olur.
Soruları toplantıdan önce çıkarın
Toplantıda cevaplayamadığınız her soru bir sonraki toplantıya iş bırakır. Soruların çoğu tahmin edilebilir; tahmin etmemek sadece hazırlanmamaktır.
Asagida yonetim kuruluna sunacagim tek sayfalik not
var. Bu notu okuyan bir kurul uyesinin soracagi en
zor 10 soruyu cikar.
Sorular su alanlari zorlasin:
- Notta yazan bir rakamin nereden geldigi
- Bir calismanin neden hala pilot asamasinda oldugu
- Ayni isin yapay zeka olmadan neden yapilamadigi
- Durdurma ve geri alma
- Gelecek donem taahhudu
Her soru icin: notta cevabi VAR mi yok mu isaretle.
Cevabi yoksa, cevaplamak icin hangi tek bilginin
gerektigini yaz.
Kurallar:
- Cevap uydurma; sadece notta olani cevap say.
- Soru sayisini doldurmak icin benzer soruyu iki kez
yazma.
Not: [tek sayfalik notu yapistirin]Çıktıdaki "cevabı yok" işaretli sorular toplantıya kadar yapacağınız iş listesidir. Hepsini kapatamazsanız da sorun değil; kapatamadığınızı bilerek girmek, hazırlıksız yakalanmaktan farklıdır.
Bir uyarı: kurulu kişi performansıyla meşgul etmeyin
Bu çalışmayı yaparken ortaya çıkan cazip bir sapma var: kimin kullandığı, hangi ekibin ne kadar benimsediği, kimin geride kaldığı. Bu bilgiyi kurula taşımayın ve toplamak için kişi bazlı izleme kurmayın.
Kurulun ilgilendiği birim iş, kişi değil. Kişi bazlı tablo bir kere kurula girdiğinde, kurum içindeki her ekip bir sonraki dönem gerçeği değil iyi görüneni raporlamaya başlar. O noktadan sonra elinizdeki hiçbir sayı işe yaramaz.
Promptlardaki "uydurma", "tahmin etme", "yok yaz" satırlarını da silmeyin. Model, tablodaki boşlukları makul görünen değerlerle doldurmaya meyillidir ve kurula giden bir belgede uydurulmuş tek bir rakam, doğru olan diğer her şeyin değerini düşürür.
Kurul yapay zekayı değil, sizi izliyor
Bu beş prompt yeni bir sistem, yeni bir bütçe kalemi veya ayrı bir ekip gerektirmiyor. Elinizde zaten olan dağınık bilgiyi karar verilebilir bir biçime sokuyor.
Kurulun asıl değerlendirdiği şey teknolojinin kendisi değil. Bu işi yöneten kişinin neyi bilip neyi bilmediğini ayırt edebiliyor olması, durdurma anını tarif edebilmesi ve cevabı olmayan soruyu cevabı varmış gibi göstermemesi.
Kurula yapay zekayı anlatmıyorsunuz; yapay zekayı yönetme biçiminizi anlatıyorsunuz.