Blog
Yapay zekayı takviminize eklemeyin, haftanızın içine yerleştirin
Kısaca: Yöneticilerin çoğu yapay zekaya takvimde yer açmaya çalışıyor: haftada bir saat oturup denemek. O saat ilk yoğun haftada siliniyor. İşe yarayan yol tam tersi: takvime yeni bir şey eklemeyip zaten yaptığınız işlerin hazırlık kısmını devretmek. Aşağıda bir yöneticinin haftasında bunun karşılığı olan beş an ve her biri için hazır bir prompt var. Hiçbiri kararı sizin yerinize vermiyor.
Son bir yılda en çok duyduğum cümle şu: "Yapay zekayı bir türlü rutinime sokamadım." Söyleyenler denememiş insanlar değil. Denemiş, işe yaradığını görmüş, sonra bırakmış insanlar.
Bırakma nedeni genelde aynı. Yapay zeka takvime ayrı bir madde olarak giriyor. Cuma öğleden sonrasına konan "yapay zeka saati" ilk yoğun haftada siliniyor, sonra bir daha geri gelmiyor. Yeni bir iş eklemek, var olan bir işi kısaltmaktan her zaman daha zordur.
Yeni bir iş değil, mevcut işin hazırlığı
Bir yöneticinin haftası aslında oldukça tekrar eder. Rapor okursunuz. Toplantıya hazırlanırsınız. Toplantıdan çıkıp ne konuşulduğunu yazarsınız. Size gelen uzun bir belgeye cevap verirsiniz. Hafta biterken neyin ilerlemediğine bakarsınız.
Bu beş işin ortak yanı şudur: her birinin içinde bir hazırlık kısmı ve bir karar kısmı vardır. Hazırlık kısmı mekaniktir. Metni okumak, sıralamak, ayıklamak, eksikleri işaretlemek. Karar kısmı size aittir ve devredilemez. Yapay zeka rutine ancak hazırlık kısmını aldığında yerleşir. Karar kısmına uzandığında ise ya güvenmezsiniz ya da güvenip pişman olursunuz.
Aşağıdaki beş prompt bu ayrımın üzerine kurulu. Hepsinde ortak bir satır göreceksiniz: bilmediğini yazma, uydurma, yok yaz. O satır süs değil, promptun en önemli parçası.
Pazartesi sabahı: rapordan karar çıkarın
Haftalık raporlar okunmak için değil, gönderilmek için yazılır. İçinde sizi ilgilendiren üç satır vardır ve o üç satır genelde ortada bir yerde kaybolur.
Asagida ekibimden gelen haftalik rapor var.
Bana su dort seyi ver:
(1) rapordaki her sayisal degisiklik ve gecen doneme gore yonu,
(2) benim karar vermem gereken acik konularin listesi,
(3) raporda soylenmeyen ama sorulmasi gereken uc soru,
(4) gecen hafta yapilacak denip bu raporda gecmeyen isler.
Yorum ekleme, tavsiye verme.
Raporda olmayan bilgiyi tamamlama; "raporda yok" yaz.
Rapor: [raporu yapistirin]Dördüncü madde en çok işe yarayan maddedir. Raporlar iyi haberi taşır, kaybolan işi taşımaz. Bir işin iki rapor arasında sessizce düşmesi, kötü haberden daha sık rastlanan bir durumdur. Bunu insan gözüyle yakalamak zordur çünkü orada olmayan şeyi aramak gerekir.
Toplantıdan önce: on dakikalık brifing
Hazırlıksız girilen toplantıların çoğu kötü geçmez, sadece uzun geçer. Bilinen şeyleri tekrar konuşarak başlar ve asıl soruya son beş dakikada gelinir.
Bugun bir toplantiya girecegim. Konu: [konu].
Katilimcilar ve rolleri: [isimler ve roller].
Asagida bu konuyla ilgili yazismalar ve belgeler var.
Bana tek sayfalik bir brifing hazirla:
(1) konunun bugunku durumu, uc madde,
(2) her katilimcinin bu konuda daha once YAZILI olarak
belirttigi pozisyon ve bunu hangi cumleden cikardigin,
(3) toplantida cikmasi muhtemel uc itiraz,
(4) benim netlestirmem gereken tek soru.
Metinde dayanagi olmayan hicbir cikarim yapma.
Kisiler hakkinda karakter, tutum veya niyet yorumu yazma;
sadece bu konudaki yazili ifadelerini ozetle.
Malzeme: [yazismalari ve belgeleri yapistirin]İkinci maddedeki "yazılı olarak" vurgusu bilerek büyük harfle duruyor. Model, bir kişinin geçmiş cümlelerinden yola çıkıp genel bir karakter portresi çizmeye çok isteklidir. Onu bu işten men etmezseniz size meslektaşlarınız hakkında hiçbir dayanağı olmayan bir profil yazar. Dördüncü madde ise toplantının süresini belirler: tek soruyla girdiğiniz toplantı erken biter.
Toplantıdan sonra: karar ve sahip listesi
Toplantı notunun değeri konuşulanları kaydetmesinde değil, konuşulup sonuçlanmayanları görünür kılmasındadır.
Asagida bir toplanti notu var.
Uc ayri liste cikar:
(1) ALINAN KARARLAR: karar, sahibi, tarihi,
(2) ALINMAYAN KARARLAR: konusuldu ama sonuclanmadi,
neyin beklendigi,
(3) ISLER: is, sahibi, teslim tarihi.
Sahibi konusulmamis her satirin sonuna "SAHIPSIZ",
tarihi konusulmamis her satirin sonuna "TARIHSIZ" yaz.
Isim uydurma, tarih uydurma, karar uydurma.
Ciktiyi katilimcilara aynen gonderebilecegim sadelikte yaz.
Toplanti notu: [notu yapistirin]İkinci liste, bu promptun asıl ürünüdür. Bir toplantıda alınmayan kararlar hiçbir yere yazılmadığı için bir sonraki toplantıda sıfırdan konuşulur. O listeyi katılımcılara toplantıdan bir saat sonra göndermek, aynı konuyu ikinci kez konuşma ihtimalini belirgin biçimde düşürür. "Sahipsiz" etiketi de kendiliğinden çalışır: listeyi gören insanlar kendi adlarını yazdırmak ister.
Uzun bir belgeye cevap yazarken
Size gelen teklif, strateji notu ya da sunum metni sizi ikna etmek için yazılmıştır. İyi yazılmış bir metin okurken, ikna edildiğinizi fark etmezsiniz.
Asagida bana gelen bir belge var.
Belgeyi degerlendirmeden once su ucunu cikar:
(1) belgenin savundugu ana iddia, tek cumlede,
(2) bu iddianin dayandigi varsayimlarin listesi,
(3) her varsayim icin belgede kanit var mi:
"kanit var" / "kanit zayif" / "kanit yok".
Sonra bes soru yaz; her soru kanit zayif veya kanit yok
cikan bir varsayima baglansin.
Belgeyi ovme, elestirme, ozetleme.
Sadece iddiayi, varsayimlari ve kanit durumunu cikar.
Belge: [belgeyi yapistirin]Bu prompt belgeyi değerlendirmez, belgenin iskeletini çıkarır. Değerlendirmeyi siz yaparsınız ama artık metnin akışı değil, varsayımların listesi önünüzdedir. Beş sorunun tamamı kanıtsız varsayımlara bağlandığı için toplantıda sorduğunuz sorular da savunmaya değil, dayanağa yönelir.
Hafta kapanışında: ilerlemeyeni görün
Yöneticiler nadiren ne yapıldığını kaçırır. Kaçırdıkları şey, iki hafta üst üste aynı yerde duran iştir.
Asagida gecen hafta ve bu hafta tuttugum is listeleri var.
Karsilastir ve sadece sunu ver:
(1) iki listede de ayni durumda duran, yani bir hafta
boyunca ilerlemeyen isler,
(2) her biri icin listede yazan son durum,
(3) ilerlemeyi neyin durdurdugu hakkinda listelerde
gecen ipucu; ipucu yoksa "belirsiz" yaz.
Yeni is onerme, listeyi genisletme, oncelik siralamasi yapma.
Gecen hafta: [listeyi yapistirin]
Bu hafta: [listeyi yapistirin]Çıktı çoğu hafta üç ya da dört satırdır. O satırlar da genelde sizin bir kararınızı bekleyen işlerdir. Bu promptu bir ay üst üste çalıştırdığınızda ortaya çıkan liste ekibin performansını değil, sizin masanızda biriken karar yükünü gösterir.
Nerede durmalı
Üç sınır var ve üçü de gerçek zarar üretebilir.
Birincisi kişi bazlı izleme. Bu promptlar konuya bakar, kişiye değil. Ekip üyelerinin yazışmalarını performanslarını ölçmek, tutumlarını puanlamak ya da kim ne kadar katkı verdi diye kıyaslamak için taramak tamamen başka bir iştir ve buraya girmez. İkinci promptta modelden yazılı pozisyon dışında hiçbir şey istememenizin nedeni budur.
İkincisi uydurma. Model en çok isim, tarih ve rakam uydurur ve bunu son derece güvenli bir dille yapar. Promptların hepsinde "uydurma, yok yaz" satırı bu yüzden var. Yine de yeterli değil: çıktıdaki her ismi ve her tarihi kaynağa karşı gözden geçirin. Özellikle toplantı notundan çıkan sahip ve tarih bilgilerini, listeyi göndermeden önce bir kez okuyun.
Üçüncüsü gizlilik. Rapor, teklif ve toplantı notu kurumunuzun iç belgeleridir. Hangi aracın veriyi nereye gönderdiğini bilmiyorsanız o metni oraya yapıştırmayın. Kurumunuzun onayladığı aracı kullanın; onaylı araç yoksa önce onu çözün, sonra bu yazıya dönün.
İlk hafta nasıl başlarsınız
Beşini birden denemeyin. Bir tanesini seçin ve bir hafta boyunca her seferinde kullanın.
Seçim için basit bir ölçüt: bu hafta hangisini yaparken en çok "bunu okumaya vaktim yok" dediyseniz onu seçin. Çoğu yönetici için bu birinci ya da dördüncü prompttur. Bir hafta sonunda promptu kendi diliniz ve kendi belgeleriniz için düzeltin; ilk halinde kalan prompt zaten kullanılmıyor demektir.
İkinci haftada bir tane daha ekleyin. Beş prompta ulaşmanız bir ay sürer ve bu normaldir. Bir ayın sonunda elinizde bir araç değil, kendi haftanıza göre yazılmış beş kısa metin olur. Asıl kalıcı olan da odur.
Yapay zeka haftanıza yeni bir iş eklediğinde bırakılır, var olan bir işin hazırlığını aldığında kalır.