Blog
Yapay zeka sürece girmez, süreçteki bir adıma girer
Kısaca: Yapay zeka çözümleri bir sürecin tamamına vaat edilir, oysa model ancak tek bir adımda iş görür. Süreci adım adım yazmadan hangi adımın modele uygun olduğunu seçemezsiniz; seçim yapılmadığında seçimi tedarikçi yapar ve genelde demosu en güzel duran adımı seçer. Aşağıda süreci çıkarmaktan tek sayfalık adım kartına kadar beş kopyala-yapıştır prompt var. Süreci bilmeyen ekip, modelin nereye gireceğini de bilmez.
Sunumda cümle hep aynı kurulur: bu araç satın alma sürecinizi baştan sona yönetir. Masadaki herkes başını sallar. Altı ay sonra araç sürecin tek bir yerinde çalışır, gelen teklifleri tabloya döken adımda.
Bu bir başarısızlık değil, normal sonuç. Çünkü süreç tek bir iş değildir. Birbirine bağlı on beş küçük iştir ve bunların çoğu modelin yapabileceği türden değildir.
Asıl sorun başka: hangi adımın seçildiği hiç konuşulmaz. Seçimi kurum yapmazsa tedarikçi yapar, tedarikçi de en kolay gösterileni seçer. Pilot bittiğinde elinizde çalışan bir adım değil, sahipsiz bir demo kalır.
"Süreç" dediğiniz şey tek bir iş değil
Bir kurumsal süreçte üç tür adım vardır. Bilgi toplayan adımlar, karar veren adımlar, bilgiyi bir yerden bir yere taşıyan adımlar. Model birinci türde iyidir, üçüncü türün bir kısmında işe yarar, ikinci türde ise yalnızca hazırlık yapabilir.
Bu ayrım yapılmadığında "süreci yapay zekaya verdik" cümlesi ölçülemez hale gelir. Hangi adım verildi, o adım sürecin kaç gününü tutuyordu, geri kalan adımlar ne oldu. Hiçbirinin cevabı yoktur.
Ayrımı yapmanın maliyeti düşük. Bir öğleden sonra ve süreci gerçekten yürüten iki kişi yeterlidir.
Birinci adım: süreci modele değil, kendinize yazdırın
Çoğu kurumda süreç yazılı değildir. Yazılı olan şey prosedürdür ve prosedür, işin nasıl yürüdüğünü değil nasıl yürümesi gerektiğini anlatır. Önce gerçek akışı çıkarın.
Asagida bir surecin nasil yurudugunu anlatan ham
notlar var. Bu notlardan sureci adim adim cikar.
Yap:
1) Her adim icin tek satir yaz: adimin adi,
adimi yapan rol, adimin girdisi, adimin ciktisi.
2) Her adimi uc turden birine isaretle:
bilgi toplama, karar, aktarma/onay.
3) Notlarda net olmayan adimlari ayri bir
"belirsiz" listesine koy, tahmin yurutme.
4) Notlarda hic gecmedigi halde senin ekledigin
hicbir adim olmasin.
Notlar: [sureci anlatan kisinin notlari veya
toplanti dokumu]Dördüncü madde bu promptun en önemli kısmı. Süreç dökümü verildiğinde model boşlukları kendiliğinden doldurur ve "onay alınır", "ilgili birime iletilir" gibi genel kalıpları gerçek adım gibi yazar. Haritanın işe yaraması için adım listesinin sadece anlatılanlardan oluşması gerekir.
İkinci adım: her adımı dört soruyla eleyin
Adım listesi çıktıktan sonra hangisinin modele uygun olduğu tahminle seçilmez. Dört soru hemen hemen her durumda ayıklamayı yapar: adımın girdisi yazılı mı, çıktısı kontrol edilebilir mi, hata geri alınabilir mi, adım yeterince sık tekrarlanıyor mu.
Asagida bir surecin adim listesi var. Her adimi
dort soruyla degerlendir ve tabloya dok.
Sorular:
A) Adimin girdisi yazili mi, yoksa kisinin
kafasinda mi?
B) Adimin ciktisini bir baskasi dakikalar icinde
kontrol edebilir mi?
C) Adim yanlis yapilirsa geri alinabilir mi,
geri alinmasi kime ne kadar is cikarir?
D) Adim ayda kac kere tekrarlaniyor?
Yap:
1) Tabloyu kur, her adim icin dort cevabi yaz.
2) Sadece dort soruya da olumlu cevap verilen
adimlari "aday" olarak isaretle.
3) Aday olmayan her adim icin hangi sorudan
elendigini tek kelimeyle yaz.
Adim listesi: [yapistir]Bu eleme çoğu kurumda şaşırtıcı bir sonuç verir: en çok şikayet edilen adım aday çıkmaz, kimsenin konuşmadığı sıkıcı bir adım aday çıkar. Şikayet edilen adımlar genelde karar adımlarıdır, karar adımları da geri alınması pahalı adımlardır.
Üçüncü adım: çalışma süresini bekleme süresinden ayırın
Süreç iyileştirme tartışmalarının en pahalı hatası burada yapılır. Bir sürecin on iki gün sürmesi, o on iki günün çalışmayla geçtiği anlamına gelmez. Çoğu kurumsal süreçte toplam sürenin büyük kısmı bekleme süresidir ve model bekleme süresini kısaltmaz.
Asagida bir surecin adim listesi ve her adimin
tahmini suresi var. Sureyi iki kolona ayir.
Yap:
1) Her adim icin aktif calisma suresini ve bekleme
suresini ayri yaz (bekleme: onay, cevap,
toplanti gunu, mesai sinirlari).
2) Toplamda hangi kolonun daha buyuk oldugunu
yaz ve en buyuk uc beklemeyi sirala.
3) Her bekleme icin sebebini tek kelimeyle
isaretle: yetki, takvim, veri, sira.
4) Hizlandirilmasi halinde toplam sureyi gercekten
kisaltacak adimlari ayri listele.
Veri: [adim listesi ve sureler]Dördüncü madde kararı değiştirir. Bir adımı yapay zekayla iki saatten on dakikaya indirmek, o adımdan sonra üç gün onay beklenen bir süreçte hiçbir şey kazandırmaz. Böyle bir süreçte doğru iş modeli kurmak değil, yetkiyi aşağı indirmektir. Bunu baştan görmek, altı ay sonra "pilot başarılı ama süreç hala on iki gün" cümlesini duymaktan iyidir.
Dördüncü adım: seçtiğiniz adımın komşularına ne olacağını yazın
Bir adım hızlandığında süreç o kadar hızlanmaz. Darboğaz yer değiştirir. Hızlanan adımın çıktısı bir sonraki adımda yığılır ve o adımı yapan kişi, hiç haberi olmadan iki katı iş alır.
Bir surecte tek bir adimi hizlandiracagiz.
Surec: [adim listesi]
Hizlanacak adim: [adim adi], suresi [X] yerine [Y]
olacak.
Yap:
1) Bu adimin ciktisini kim aliyor, is yuku nasil
degisir, sayiyla yaz.
2) Darbogazin hangi adima kaydigini belirle.
3) Hizlanan adimin ciktisinin kalitesi dusuk
gelirse bunu ilk kim fark eder, nasil fark eder.
4) Degisiklikten once haberdar edilmesi gereken
rolleri listele ve her birine soylenecek tek
cumleyi yaz.Üçüncü madde atlanmaya en müsait kısımdır ve en çok soruna yol açan kısımdır. Hızlanan bir adımın kalitesi düştüğünde bunu genelde iki adım sonrasındaki kişi fark eder, o da kendi işi sanıp sessizce düzeltir. Düzeltme emeği hiçbir yerde görünmez, kazanç tablosunda ise görünmeye devam eder.
Beşinci adım: tek sayfalık adım kartı
Seçim yapıldıktan sonra bu çalışmanın tek bir sayfaya inmesi gerekir. Süreç haritası arşive gider, adım kartı masada kalır.
Asagidaki bilgilerden tek sayfalik bir adim karti
cikar. Baslik ve madde duzeni sabit olsun.
Bilgiler: [secilen adim, girdi, cikti, ilgili
roller, olculen sure, kabul olcutu]
Kartta su alanlar olsun:
1) Adimin adi ve surecteki yeri.
2) Girdi ve cikti, tek cumleyle.
3) Ciktiyi kontrol eden rol ve kontrolun ne kadar
surmesi beklendigi.
4) Kabul olcutu: hangi sonuc kabul edilir.
5) Durdurma kosulu: hangi durumda adim elle
yapilmaya geri doner.
6) Adimin sahibi ve bir sonraki gozden gecirme
tarihi.
Yoruma acik ifade kullanma, her alan tek cumle
olsun.Beşinci alan çoğu kurumda yazılmaz ve en çok eksikliği duyulan alan olur. Bir adımın yapay zekayla yürümeyi bırakacağı günü önceden yazmak, o gün geldiğinde süreci durdurmak zorunda kalmamanın tek yoludur.
Nerede durmalı
İlk sınır süreç haritasının kendisinde. Adım adım yazılmış bir süreç, kolayca kişi performansı ölçümüne dönüşür. Adımları rol adıyla tutun, kişi adıyla tutmayın. Süre bilgisini de kişi bazında değil adım bazında toplayın. Ekibe çalışmanın amacını baştan söyleyin. İnsanlar haritanın kendilerini ölçmek için yapıldığını düşünürse süreci olduğu gibi değil, olması gerektiği gibi anlatırlar ve elinizde prosedürün kopyası kalır.
İkinci sınır modelin dolgu eğilimi. Süreç çıkarma işinde model, anlatılmayan adımları makul görünen kalıplarla tamamlar ve süreleri kendiliğinden tahmin eder. Çıkan listeyi mutlaka süreci yürüten kişiye okutun, onay vermediği her satırı silin. Süreleri modelden değil kayıtlardan alın; kayıt yoksa bir hafta tutun.
Üçüncü sınır kapsamda. Harita büyüdükçe kullanılmaz hale gelir. Tek seferde tek süreç, tek süreçte tek seçilmiş adım. İkinci adımı ilk adım ölçülmeden seçmeyin.
Bir süreci yapay zeka düzeltmez; düzeltilmiş bir sürecin tek bir adımını hızlandırır.