Blog
Yapay zeka faturası geliyor, sahibi yok
Kısaca: Yapay zeka harcamanız muhasebeye tek satır olarak düşüyor: bir sağlayıcı, bir tutar. Satır büyüdükçe soru geliyor, cevap gelmiyor; çünkü paranın hangi işe gittiği kayıtlı değil. Harcamayı işe bağlamak sonradan yapılamaz, etiketleme en başta kurulur. Toplamı değil iş başına maliyeti okuyun, faturayı kullanan birime gösterin, sıçramayı ay sonunu beklemeden yakalayın.
Bütçe görüşmesinde bir slayt açılır. Yapay zeka gideri, tek satır, geçen yıla göre üç kat.
Soru hemen gelir: bu para nereye gitti? Masadaki cevap genelde aynıdır. Herkes kullanıyor.
Bu bir cevap değil, cevabın olmadığının itirafıdır. Bir sonraki cümle de hep aynı olur: bütçeyi kısalım.
Yanlış soru yanlış kararı getirir. Kısma kararı verildiğinde ilk kapanan şey en pahalı kullanım değil, en görünür olan kullanımdır.
Tek kalem fatura kararın tamamını kilitler
Toplam rakamla verilebilecek tek bir karar vardır: artır ya da kıs.
Oysa vermeniz gereken kararlar başka. Hangi kullanım devam etsin, hangisi daha ucuz bir modele insin, hangisi tamamen kapansın, hangisi aslında daha fazla bütçe hak ediyor. Bu soruların hiçbiri tek satırla cevaplanmaz.
Kırılım olmadığında yönetim, elindeki tek kolu çeker. O kol da bütün kullanımları aynı anda kısar; iyi çalışanla kötü çalışanı birlikte vurur.
Harcamayı işe bağlamak sonradan yapılamaz
Çoğu kurumda tek bir hesap, tek bir anahtar vardır ve her şey oradan geçer. Fatura geldiğinde geriye dönüp ayırmak mümkün değildir, çünkü ayıracak bilgi hiç üretilmemiştir.
Bu yüzden etiketleme ilk gün kurulur. Dört alan yeter: hangi iş, hangi birim, hangi ortam, sahibi kim. Fazlası doldurulmaz, doldurulmayan alan da rapora yalan söyletir.
Etiketsiz gelen çağrılar kaybolmasın. Ya reddedilsin ya da sahipsiz kovasında toplansın. O kovadaki tutar aylık raporda ayrı bir satır olarak görünsün; büyüyorsa kurum kendi harcamasının kontrolünü kaybediyor demektir.
Yapay zeka harcamalarimi kullanim bazinda ayirabilmek icin
etiketleme semasi kuracagim.
Kullanimlar: [her satirda bir is, ornegin teklif ozeti,
musteri yanit taslagi, rapor cevirisi]
Birimler: [hangi departmanlar kullaniyor]
Ortamlar: [deneme / canli]
Bana sunu uret:
1) Her cagriya eklenecek en fazla dort etiket alani ve her
alanin izin verilen degerleri
2) Etiketi eksik gelen cagrilarda ne yapilacagi, reddet mi
sahipsiz kovasina mi
3) Aylik raporda bu etiketlerle cevaplanabilecek bes soru
4) Semanin ilerde bozulacagi noktalar
Kisi adi veya kullanici kimligi iceren bir alan ONERME.Bu prompt size bir muhasebe planı değil, bir isimlendirme disiplini verir. Dördüncü madde en işe yarayanıdır: şema genelde yeni bir ekip gelip kendi etiketini uydurduğunda bozulur. Son satır da önemli, çünkü maliyet kaydı kişiyi değil kullanımı ölçmelidir.
Toplam rakam değil, iş başına rakam
Aylık kırk bin lira çok mu az mı? Bu sorunun cevabı yoktur.
Bir teklif özeti iki liraya çıkıyorsa, bunun cevabı vardır. Aynı özeti hazırlayan kişinin o dakikalarıyla kıyaslanabilir, başka bir kullanımla kıyaslanabilir, geçen ayki haliyle kıyaslanabilir.
Birim maliyetin asıl değeri kıyas değil, erken uyarıdır. Aynı iş geçen ay bir liraya çıkıyorsa ve bu ay üç liraya çıkıyorsa değişen şey hacim değildir. Prompt uzamıştır, model değişmiştir ya da başarısız çağrılar sessizce tekrar deneniyordur.
Bir yapay zeka kullaniminin is basina maliyetini cikarmak
istiyorum.
Kullanim: [isin adi, tek cumle]
Aylik toplam harcama: [tutar ve para birimi]
Aylik is sayisi: [kac kez calisti]
Bu isi elle yapan rol: [unvan]
Elle yapilan surede ortalama: [dakika]
Hesapla ve goster:
1) Is basina maliyet
2) Ayni isin elle yapilmasiyla karsilastirmasi, dakika
maliyetini ben verecegim, sen tahmin etme
3) Is basina maliyetin ay icinde artmasina yol acabilecek
uc teknik sebep
4) Birim maliyeti dusurmek icin once denenecek iki
degisiklik
Saglayici fiyatlarini kendin yazma, verdigim toplam
harcamayi kullan.Son satır burada bir güvenlik önlemidir. Modeller sağlayıcı fiyatlarını rahatlıkla uydurur ve uydurduğu rakam gerçek bir fiyat gibi durur. Birim fiyat her zaman sağlayıcının kendi faturasından alınır.
Faturayı kullanan birime gösterin, hemen kesmeyin
Harcamayı kullanan birime raporlayın ama ilk dönemde bütçesinden düşmeyin. Bunun adı showback, yani göstermek.
Maliyeti doğrudan birimin bütçesine yazmak kulağa adil gelir ama erken yapılırsa denemeleri öldürür. Ekip yeni bir kullanımı denemeden önce bütçe sorar, sorar sormaz vazgeçer.
Göstermenin tek işi harcamaya bir adres vermektir. Sahibi olmayan harcama kısılmaz, sadece büyür. Adresi olan harcama ise kendi kendini kısar; kimse kendi satırının en pahalı satır olmasını istemez.
Aylik yapay zeka harcama raporu sablonu hazirla. Rapor
harcamayi kullanan birimlere gosterilecek, butcelerinden
dusulmeyecek.
Birimler: [liste]
Kullanimlar: [liste]
Raporu okuyacak kisi: [unvan]
Sablon su basliklari icersin:
1) Birim basina aylik harcama ve onceki aya gore degisim
2) Birim icinde en pahali uc kullanim
3) Is basina maliyeti artan kullanimlar
4) Sahipsiz kovasinda biriken harcama
5) Birimden beklenen tek bir aksiyon
Rapor en fazla bir sayfa olsun. Yorum yazma, rakam ve tek
cumlelik aciklama yaz.Beşinci madde raporu rapordan fazlası yapar. Tek aksiyon yoksa rapor okunur, başı sallanır, hiçbir şey değişmez. Bir sayfa sınırı da bilerek konur; iki sayfaya çıkan showback raporu üçüncü ay kimsenin açmadığı bir ek dosyaya dönüşür.
Sıçramayı ay sonunda öğrenmeyin
Fatura ayın sonunda gelir. Sıçrama ayın üçünde olur. Arada yirmi yedi gün vardır ve o günlerde kimse bir şey fark etmez.
Çözüm karmaşık değil. Günlük harcama son yedi günün ortalamasının belirli bir katını geçtiğinde uyarı çıksın. Uyarı da genel bir listeye değil, etiketteki sahip alanında yazan kişiye gitsin.
Sıçramaların sebepleri de birkaç tanedir ve hep aynıdır. Kendi kendini tetikleyen bir ajan, prompta eklenen uzun bir bağlam, deneme ortamının canlıya açılması, sessizce tekrar denenen başarısız çağrılar.
Yapay zeka harcamasinda sicramayi ay sonunu beklemeden
yakalamak istiyorum.
Kullanimlar ve aylik tavanlari: [her satirda kullanim adi
ve asilmamasi gereken aylik tutar]
Uyari gidecek roller: [unvan]
Bana sunu uret:
1) Gunluk ve haftalik esik kurallari, her biri icin net
formul
2) Her esigin hangi role gidecegi
3) Yanlis alarmi azaltmak icin eklenmesi gereken kosullar
4) Harcama sicramasinin en sik dort teknik sebebi ve her
biri icin uyari mesajinda hangi bilginin yer almasi
gerektigi
Esikleri kullanim bazinda kur, kisi bazinda kurma.Üçüncü madde atlanırsa sistem birkaç hafta içinde işe yaramaz hale gelir. Her gün uyarı veren bir eşik, hiç uyarı vermeyen bir eşikle aynı şeydir. Dördüncü madde ise uyarıyı okunabilir yapar: tutarı değil, sıçramanın hangi çağrıdan geldiğini görmek gerekir.
Durdurma yetkisi yazılı olmalı
Harcama gece saat onbirde sıçradığında kim kapatabilir?
Bu sorunun cevabı genelde iki kişiyi işaret eder ve ikisi de yanlıştır. Teknik olarak kapatabilen kişinin karar yetkisi yoktur, karar yetkisi olan kişinin erişimi yoktur.
Yazılması gereken dört satır var. Hangi tutarda kim bilgilendirilir, kim durdurabilir, durdurulduğunda hangi iş durur, geri açma kararı kimde. Dördüncüsü en çok unutulanıdır; durdurma kolaydır, geri açma bir toplantı gerektirir.
Durdurma düğmesinin ne yaptığı da önceden denenmeli. Düğmeye ilk kez gerçek bir sıçrama anında basılıyorsa, neyi kapattığını kimse bilmiyor demektir.
Tek sayfalık maliyet sahipliği notu
Bütün bunlar tek bir sayfaya sığar ve sığmalıdır. Her kullanım için bir not, notta beş satır.
Bir yapay zeka kullanimi icin tek sayfalik maliyet
sahipligi notu yaz.
Kullanim: [isin adi]
Sahip: [unvan]
Aylik tavan: [tutar]
Birim maliyet hedefi: [is basina tutar]
Not su satirlari icersin:
1) Bu kullanimin etiketi ve hangi raporda gorundugu
2) Aylik tavan ve tavana yaklasinca ne yapilacagi
3) Birim maliyet hedefi ve hedef asildiginda kimin karar
verecegi
4) Harcamayi durdurma yetkisi kimde ve durdurulunca hangi
is duracak
5) Gozden gecirme tarihi
Her satir tek cumle olsun. Bos biraktigim alani doldurma,
soru olarak isaretle.Notun değeri içeriğinde değil, sahip satırında. Bir unvan yazılamıyorsa o kullanımın maliyet sahibi yok demektir ve o satır büyümeye devam eder. Son cümlesi de bilinçli: model boşluğu doldurursa not gerçeği değil, modelin varsayımını anlatır.
Sınır
Bu kayıtların tamamı kullanımı ölçer, kişiyi değil. Kişi bazında harcama raporu üretmeyin. Üretirseniz elde edeceğiniz tek sonuç, çalışanların aracı kullanmayı bırakması olur; harcama düşer, iş de düşer.
İkincisi, maliyet hesabını modele yaptırırken fiyatı modelden almayın. Modeller token fiyatlarını, paket adlarını ve indirim oranlarını güvenle uydurur. Rakam faturadan gelir, cevaptan değil.
Sahibi olmayan harcama hiçbir zaman kısılmaz, sadece büyür.