Blog
Kazandığınız saat hiçbir yerde görünmüyor
Kısaca: Pilot raporunun en büyük puntolu cümlesi genellikle saat tasarrufudur. Altı ay sonra ekip aynı sayıda kişiyle çalışır, teslim süresi aynıdır, bütçe aynıdır. Kazanılan saat gerçekti; fayda olmadı, çünkü o saatin nereye gideceğine kimse karar vermedi. Kapasitenin gideceği yeri pilottan önce yazmak, faydayı kurumda zaten var olan bir metriğe bağlamak ve raporu duran işlerle birlikte yazmak bu boşluğu kapatır.
Pilot bitti, rapor geldi. İçinde en büyük puntoyla yazılan cümle şu: yılda binlerce saat tasarruf. Rapor onaylandı, sunum iyi geçti, proje kapandı.
Altı ay sonra aynı ekip aynı sayıda kişiyle çalışıyor. Teslim süresi aynı, bütçe aynı, kapasite planı aynı. Kazanılan saat hiçbir yerde görünmüyor.
Burada ölçüm hatası yok. Saat gerçekten kazanıldı. Fayda ortaya çıkmadı, çünkü o saatin nereye gideceğine karar verilmedi.
Saat tasarrufu bir fayda değil, bir iddia
Kazanılan saat faydanın kendisi değil, hammaddesi. Fayda olması için üç şeyden birine dönüşmesi gerekir.
Hacim. Aynı ekip aynı sürede daha fazla iş çıkarır. Bu durumda değişmesi gereken sayı, işin adedi.
Süre. Aynı iş daha kısa sürede teslim edilir. Bu durumda değişmesi gereken sayı, baştan sona geçen gün.
Maliyet. Planlanan ek kişi alınmaz, dış hizmet azalır, mesai düşer. Bu durumda değişmesi gereken sayı bütçede yazılıdır.
Bu üçünden hiçbiri olmazsa kazanılan saat kaybolmaz; günün içine dağılır ve başka bir işe gider. O işi kimse seçmediği için kurum açısından görünmez kalır. Rapordaki saat de bu yüzden havada durur.
Serbest kalan kapasitenin yeri pilottan önce yazılır
Pilot bittikten sonra sorulan "bu saatleri şimdi ne yapalım" sorusu geç bir sorudur. O noktada kapasite çoktan dağılmıştır ve geri toplanamaz.
Karar pilot başlamadan verilir. Üstelik bu karar teknik bir karar değil; kapasitenin sahibi olan yöneticinin kararı.
Asagida baslatmak uzere oldugum bir yapay zeka
pilotunun tanimi var.
Bana bir KAPASITE TAHSIS NOTU cikar. Icinde:
1) Pilot calisirsa hangi rolde, haftada kac saat
serbest kalir (tahmini aralik olarak).
2) Bu kapasite su uc secenekten HANGISINE
gidecek: daha fazla is hacmi / daha kisa
teslim suresi / alinmayacak ek maliyet.
Tek secenek sec, gerekce yaz.
3) Secilen secenegin kurumda ZATEN OLCULEN
karsiligi hangi metrik.
4) O metrigin bugunku degeri ve pilot sonrasi
beklenen degeri.
5) Bu faydanin sahibi hangi rol (yapay zeka
ekibi olamaz).
Tahmin ettigin her sayinin yanina dayanagini
yaz; dayanak yoksa "dayanak yok" yaz.
Pilot: [kapsam, hangi is, kim yapiyor, hangi
sistemler]Bu notun tek sayfadan uzun olması gerekmiyor. İşe yaradığı yer de sunum değil, pilot sonrası tartışma. Altı ay sonra "fayda nerede" sorusu geldiğinde cevabı aramak yerine bu notu açarsınız. Üçüncü ve beşinci maddeler en çok itiraz gelen maddelerdir; itiraz gelmesi iyidir, çünkü itiraz pilot bitmeden gelmiş olur.
Faydayı kurumda zaten var olan bir metrikte arayın
Yapay zeka projeleri kendilerine özel metrikler üretmeye meyilli: kullanım sayısı, memnuniyet puanı, kazanılan saat. Bunların hiçbiri kurumun yönetim masasında zaten takip edilen bir sayı değil.
Oysa fayda, yeni bir metrikte değil eski bir metrikte görünmelidir. Teslim süresi, birim başına maliyet, ilk seferde doğru oranı, bekleyen iş sayısı. Bu metrikler zaten raporlanıyor ve kimse onların tanımını tartışmıyor.
Asagida bir pilotun fayda iddiasi var ve
kurumda duzenli raporlanan metriklerin listesi
var.
Bana bir FAYDA ZINCIRI kur:
kazanilan saat -> hangi davranis degisikligi ->
hangi mevcut metrik -> o metrikte ne kadar
degisiklik.
Kurallar:
- Sadece verdigim metrik listesinden sec, yeni
metrik UYDURMA.
- Zincirde bir halka eksikse "halka eksik" yaz
ve neyin eksik oldugunu soyle.
- Hicbir mevcut metrige baglanamiyorsa bunu
acikca yaz; zorlama.
Fayda iddiasi: [rapordaki cumle]
Mevcut metrikler: [liste, tanimlariyla]Bu promptun en değerli çıktısı bazen olumsuz olanıdır: hiçbir mevcut metriğe bağlanamayan bir fayda iddiası, muhtemelen fayda değil. Zincirde eksik halka çıkıyorsa da işe yarar, çünkü eksik halka genellikle bir karar: kimsenin almadığı bir kapasite kararı ya da kimsenin değiştirmediği bir süreç adımı.
Hangi işin durduğunu yazmayan rapor fayda raporu değil
Yapay zeka bir işi hızlandırdığında genellikle başka bir iş de ortadan kalkar: bir kontrol adımı, bir ara rapor, bir elle doldurulan tablo. Ama o iş kendiliğinden durmaz. Durduğunu kimse yazmazsa hem eski iş hem yeni iş birlikte yapılmaya devam eder.
Bu, pilot sonrası en sık görülen tablodur: model çalışıyor, çıktı üretiyor, ekip yine de eski tabloyu dolduruyor. Kazanılan saat tam burada yok oluyor.
Asagida pilot oncesi is akisi ve pilot sonrasi
is akisi var.
Bana su uc listeyi cikar:
1) DURAN ISLER: pilot sonrasi artik gereksiz
olan adimlar. Her biri icin: adim, neden
gereksiz, kim durdurma kararini verir.
2) HALA YAPILAN ISLER: gereksiz oldugu halde
akista duran adimlar ve neden duruyor olabilir
(aliskanlik, raporlama zorunlulugu, guven
eksikligi, mevzuat).
3) YENI EKLENEN ISLER: pilotun getirdigi ek yuk
(kontrol, duzeltme, veri hazirligi).
Sonunda net hesap yaz: kalkan yuk eksi eklenen
yuk.
Kisi bazli calisma YAPMA: isim, sicil, kullanici
kimligi kullanma, "kim yavas calisiyor" sorusunu
cevaplama. Sadece adim ve rol duzeyinde kal.
Oncesi: [akis]
Sonrasi: [akis]Üçüncü madde atlanmaya en müsait madde. Yapay zeka her zaman yük kaldırmaz, bir kısmını da ekler: çıktıyı kontrol etmek, hatalı sonucu düzeltmek, veriyi hazırlamak. Net hesap bu kalemleri içermiyorsa rapordaki fayda olduğundan büyük görünür. İkinci madde ise çoğu kurumda en uzun listedir ve asıl iş oradadır.
Dakikalar toplanmaz, blok zaman toplanır
Bir işi günde yirmi kere yapıp her seferinde iki dakika kazanmak, kırk dakika kazanmak demek değildir. O kırk dakika gün içine serpilmiş haldedir ve hiçbir işe yetmez.
Aynı tasarruf haftada bir kez iki saatlik bir blok olarak gelirse farklıdır; o blokla bir iş yapılır. Bu yüzden fayda hesabında tasarrufun miktarı kadar şekli de önemli. Rapora "ne kadar" yazılırken "hangi biçimde" de yazılmalı.
Bu ayrımın bir sonucu daha var: faydanın sahibi yapay zeka ekibi olamaz. Serbest kalan kapasiteyi yeniden tahsis etme yetkisi sürecin sahibinde. Fayda sahipliği yapay zeka ekibinde kaldığı sürece rapor hep saat cinsinden yazılır, çünkü o ekibin elinde değiştirebileceği başka bir sayı yoktur.
Fayda iddiasını kendi raporunuza karşı sınayın
Fayda raporunu yazan ekip, raporun doğru çıkmasını isteyen ekiptir. Bu kötü niyet değil, konumun doğal sonucu. O yüzden rapora bir karşı okuma gerekir.
Asagida bir yapay zeka pilotunun fayda raporu
var. Senden rapora KARSI okuma yapmani
istiyorum.
Her fayda iddiasi icin yaz:
1) Bu sayi hangi varsayima dayaniyor.
2) Varsayim yanlis olursa fayda ne kadar duser.
3) Ayni sonucu aciklayabilecek YAPAY ZEKA DISI
sebepler neler (sezonluk etki, ekip
degisikligi, is hacmi dususu, baska bir
iyilestirme).
4) Bu iddiayi curutecek tek bir veri ne olurdu
ve o veri elimizde var mi.
Raporda dayanagi verilmeyen her sayiyi "dayanak
yok" olarak isaretle. Kendi tahminini rapordaki
sayiymis gibi sunma.
Rapor: [fayda raporu metni]Üçüncü madde en çok rahatsızlık veren madde ve en gerekli olanı. Pilot döneminde iş hacmi düştüyse ya da ekibe yeni biri katıldıysa, kazanılan saatin bir kısmı yapay zekaya ait değildir. Modelin bu çıktıda uydurmaya en yatkın olduğu yer ise ikinci madde: duyarlılık hesabı yaparken elinde olmayan sayıları makul görünecek şekilde tamamlayabilir. Yüzdeleri kendiniz kontrol edin.
Tek sayfalık fayda notu
Yukarıdaki dört promptun çıktısı tek bir sayfaya iner. Üst satırda fayda zinciri, ortada duran ve eklenen işler, altta mevcut metrikteki değişim ve faydanın sahibi olan rol.
Asagidaki malzemeden YONETIME TEK SAYFALIK FAYDA
NOTU cikar.
Yapi:
1) Tek cumlelik sonuc: hangi mevcut metrik ne
kadar degisti.
2) Fayda zinciri: uc satiri gecmeyen aciklama.
3) Duran isler ve hala yapilan isler: kisa liste.
4) Net hesap: kalkan yuk eksi eklenen yuk.
5) Faydanin sahibi rol ve bir sonraki olcum
tarihi.
6) EMIN OLMADIGIMIZ SEYLER: ayri baslik altinda,
en fazla uc madde.
Saat cinsinden tek bir sayi yazma; saat sadece
zincirin ara adimi olarak gecebilir.
Malzeme: [kapasite tahsis notu, fayda zinciri,
duran isler listesi, karsi okuma]Son maddedeki emin olmadığımız şeyler başlığı notu güçlendirir, zayıflatmaz. Yöneticiler zaten o soruları soracak; listede yazılı görmek tartışmayı kısaltır. Saat cinsinden sayı yazmama kuralı ise kasıtlı: saat, zincirin ortasında bir ara adımdır, sonucu değil.
Kazanılan saat, nereye gideceğine karar verilmediği sürece kazanılmış sayılmaz.