Blog
Toplantıyı bot kaydediyor, izni kim verdi
Kısaca: Kurumunuzda yapay zeka not alıcılar çalışıyor ama çoğunu kimse onaylamadı. Toplantıya katılan kişi onu davet etti, dökümün nereye gittiğini bilmiyor, ne kadar saklandığını hiç bilmiyor. Bu bir araç tartışması değil, kayıt tartışmasıdır. Kurumun elinde, kimin izniyle alındığı belli olmayan ve süresiz duran bir konuşma arşivi birikiyor.
Yapay zeka not alıcılar kuruma tepeden girmedi. Tek tek, toplantı toplantı girdi.
Biri kendi takviminde denedi, işe yaradı, ekip arkadaşlarına önerdi. Üç ay sonra haftada kırk toplantı kaydediliyor. Hiçbiri bir karardan geçmedi.
Mesele aracın iyi olup olmaması değil. Not alıcılar gerçekten işe yarıyor. Mesele şu: kurumun elinde artık bir konuşma arşivi var ve bu arşivin sahibi yok.
Önce kaç tane olduğunu bulun
Bu işin ilk adımı politika yazmak değil. Sayım yapmak.
Not alıcılar genelde toplantıya ayrı bir katılımcı olarak giriyor. Yani takvim davetlerinde iz bırakıyorlar. Son otuz günün toplantı davetlerine bakmak, kaç farklı aracın kurumda çalıştığını çoğu zaman tek seferde gösterir.
Asagida son 30 gunun toplanti davetlerinden alinmis katilimci
listeleri var.
Veri: [katilimci adlari ve e-posta adresleri]
Insan olmayan katilimcilari ayikla: not alici, kayit asistani,
transkripsiyon servisi, toplanti botu gorunumunde olan her hesap.
Her biri icin yaz:
- Katilimci adi ve e-posta alan adi
- Kac ayri toplantida gorundu
- Hangi ekiplerin toplantilarinda gorundu
Emin olamadigin hesaplari ayri bir BELIRSIZ listesine koy,
insan olduguna karar verme.
Bu prompt bir politika üretmez, bir liste üretir. Listeyi gördüğünüzde iki şey öğrenirsiniz: kaç farklı araç var ve bu araçların hangisi tek kişinin denemesi, hangisi fiilen kurumsal standart olmuş.
Çoğu kurumda sonuç şaşırtıcı olur. Resmî olarak onaylanmış bir araç yoktur, fiilen üç dört tanesi çalışır.
Rıza bir cümle değil, bir ayar
Toplantının başında söylenen iyi niyetli cümle önemlidir ama yeterli değildir: bu toplantıyı kaydediyorum.
Eksik olan kısım şudur. Katılımcı neye izin verdiğini bilmiyor. Kaydın kendisi mi tutuluyor, sadece döküm mü, yalnızca özet mi? Bunlar çok farklı şeylerdir ve birinin rızası diğerini kapsamaz.
Aradaki fark pratikte şöyle açılır. Özet, kimin ne söylediğini çoğu zaman taşımaz. Döküm taşır. Ses kaydı tonu da taşır. Kurum içinde kalacak bir karar özetiyle, iki yıl sonra birinin cümlesinin kime ait olduğunu kanıtlayacak bir döküm aynı şey değildir.
İkinci eksik: kurum dışı katılımcılar. Müşteri, tedarikçi, aday, danışman. Onların rızası sizin iç politikanızla verilmiş sayılmaz ve bunu toplantının ortasında çözmek zordur.
Üçüncüsü de var: rıza verilmemesi hâlinde ne olacağı. Katılımcı kaydı istemiyorsa toplantı kayıtsız mı devam edecek, o kişi mi çıkacak? Bu cümle önceden yazılmamışsa pratikte kimse itiraz etmez. İtirazın olmaması rıza değildir, sadece sessizliktir.
Toplantilarda kullanilacak kayit bildirimi metinleri yaz.
Baglam: [kurum adi], kullanilan arac [arac adi], tutulan sey
[ses kaydi / dokum / sadece ozet].
Uc ayri metin uret:
1. Toplanti basinda sozlu soylenecek iki cumlelik bildirim
2. Davete eklenecek tek paragraflik not
3. Kurum disi katilimciya toplanti oncesi gidecek kisa e-posta
Her metinde mutlaka gecsin: ne tutuluyor, kim erisebiliyor,
ne kadar saklaniyor, katilimci istemezse ne oluyor.
Hukuki bir taahhut cumlesi yazma, bos biraktigim yerleri
[koseli parantez] olarak birak.
Bu üç metni yazmanın asıl faydası metin değil. Boş bırakılan yerleri doldurmaya çalıştığınızda, kurumun bu soruların hiçbirine cevabı olmadığını fark edersiniz.
Her toplantı kaydedilmez
Not alıcıyı kurumda kullanmanın en kolay yolu hepsini açmaktır. En pahalı yolu da budur.
İşe yarayan yöntem toplantı türlerini üç kovaya ayırmaktır. Kaydedilebilir: durum toplantıları, teknik görüşmeler, proje takipleri. Sadece özet: karar toplantıları, müşteri görüşmeleri. Hiç kaydedilmez: performans ve ücret görüşmeleri, disiplin süreçleri, hukuk danışmanlığı, şikâyet görüşmeleri, satın alma pazarlıkları.
Üçüncü kovayı yazılı hâle getirmek en kritik adımdır, çünkü bir not alıcının kendiliğinden anlamadığı tek şey odur.
Asagida kurumumuzda duzenli yapilan toplanti turleri var.
Liste: [toplanti turleri ve katilimcilari]
Her turu uc kovadan birine koy:
- KAYDEDILEBILIR
- SADECE OZET TUTULUR
- HIC KAYDEDILMEZ
Her satirda tek cumlelik gerekce yaz.
Gerekceyi su esasa dayandir: kayit sizarsa veya yanlis kisiye
giderse kim zarar gorur.
Karar veremedigin turleri zorlamadan BELIRSIZ olarak isaretle.
Kovaları ayırmanın beklenmeyen bir faydası daha var. Ekip, hangi toplantının kaydedilmediğini bildiği anda o toplantıda daha açık konuşuyor. Kayıt kuralının asıl işi veriyi korumak değil, konuşmayı mümkün kılmaktır.
Bu listeyi bir sayfada tutun. Yirmi satırı geçerse kimse okumaz ve kimse uymaz.
Dökümün nereye gittiği kayıttan önemli
Kayıt riski toplantının içinde değil, toplantıdan sonra oluşuyor.
Not alıcılar çıktıyı genelde üç yere bırakır: aracın kendi bulutu, toplantıyı kuran kişinin posta kutusu, kurumsal dosya alanı. Üçünün erişim kuralları birbirinden farklıdır ve kimse bu farkı kontrol etmemiştir.
Sorulacak somut soru şu: bu dökümü kurum içinde arama yapan biri bulabilir mi? Cevap evetse, o toplantıda konuşan herkes bunu bilmiyor.
Bir toplantının dökümü kurumsal arama sonuçlarında çıkmaya başladığı anda, o toplantı bir konuşma değil bir belge olmuştur.
Bir ayrıntı daha: aracın kendi bulutu sizin kurumsal alanınız değildir. Orada duran döküm, sizin erişim kurallarınıza değil o aracın hesap ayarlarına tabidir ve hesabı kuran kişi işten ayrıldığında ne olacağı çoğu kurumda hiç sorulmamış bir sorudur.
Saklama süresi yazmazsa süre sonsuzdur
Kurumların sözleşme, fatura, personel dosyası için saklama süresi vardır. Toplantı dökümü için yoktur.
Varsayılan davranış ise silmemektir. Araçlar saklar, kullanıcı silmez, kimse sormaz. Üç yıl sonra elinizde binlerce dökümden oluşan ve hiç kimsenin sahiplenmediği bir arşiv olur.
Bu arşivin iki ayrı maliyeti var. Birincisi: bir uyuşmazlık, denetim ya da veri talebi geldiğinde bu arşiv kapsamın içindedir. İkincisi: sızarsa zarar, kaydın alındığı gün hesaplanandan çok daha büyüktür, çünkü arada binlerce toplantı birikmiştir.
Çözüm karmaşık değil. Her kova için bir süre yazın: özet kalıcı, döküm doksan gün, ses kaydı toplantıdan sonraki hafta. Sürelerin doğru olması değil, yazılı olması belirleyicidir.
Özet yanlış yazarsa düzeltme yolu olmalı
Not alıcıların en sessiz hatası şudur: bir cümleyi yanlış kişiye atfeder ya da tartışılan bir seçeneği alınmış bir karar gibi yazar.
Özet dağıtıldıktan sonra bu metin kurum içinde gerçeğin kaydı gibi dolaşır. Toplantıda bulunmayan biri onu okur ve ona göre hareket eder.
Bunun önündeki tek koruma, özeti dökümle karşılaştırmaktır. Elle yapılması zor, modele yaptırılması kolay bir iştir.
Asagida bir toplantinin dokumu ve otomatik uretilmis ozeti var.
Dokum: [dokum metni]
Ozet: [ozet metni]
Ozetteki her ifadeyi uc gruba ayir:
- DOKUMDE VAR: dokumde acikca soylenmis
- ZAYIF: dokumde ima var ama net degil
- DOKUMDE YOK: dokumde karsiligi bulunmuyor
Karar olarak yazilmis ama dokumde sadece tartisilmis maddeleri
ayri bir listede topla.
Kisi atiflarini da kontrol et: ozette birine atfedilen cumle
dokumde baskasina aitse isaretle.
Eksigi tamamlamaya calisma, sadece isaretle.
Bunu her toplantıda yapmak gerekmez. Karar toplantılarında ve dışarıya giden özetlerde yapmak yeterlidir.
Bir de şu sınır: bu araçlar kişi bazlı izleme için kullanılmaz. Kimin ne kadar konuştuğunu, kimin hangi toplantıda sessiz kaldığını ölçmeye başladığınız an, elinizde bir verimlilik aracı değil bir gözetim sistemi olur ve ekibin toplantılardaki davranışı kalıcı olarak değişir.
Yarın yazılacak tek sayfa
Bu konu bir yönetmelik gerektirmiyor. Bir sayfa yetiyor.
Kurum ici tek sayfalik KAYIT NOTU yaz.
Girdiler: onayli arac [arac adi], toplanti kovalari [liste],
saklama sureleri [liste], dokumun durdugu yer [yer].
Sayfada su bolumler olsun:
- Hangi araci kullaniyoruz ve hangilerini kullanmiyoruz
- Hangi toplanti kaydedilir, hangisi sadece ozetlenir,
hangisi hic kaydedilmez
- Toplanti basinda soylenecek bildirim cumlesi
- Dokum nerede durur, kim erisir, ne kadar saklanir
- Ozet yanlissa kime ne kadar sure icinde bildirilir
- Bu notun gecerlilik tarihi ve sahibi
Toplam 400 kelimeyi gecme. Mazeret ve giris paragrafi yazma.
Notun sonundaki iki satır en önemlisi: sahibi ve geçerlilik tarihi. Sahibi yoksa not altı ayda eskir, geçerlilik tarihi yoksa eskidiğini kimse fark etmez.
Toplantı kaydı bir araç seçimi gibi görünür; aslında kurumun hangi konuşmasının belge olacağına dair bir karardır ve o kararı şu anda sizin adınıza takvimler veriyor.