Blog
Toplantı özeti işinizi görmez, karar kaydı görür
Kısaca: Çoğu kurumda yapay zeka toplantıdan sonra gayet düzgün bir özet üretiyor, özet bir klasöre düşüyor ve kimse bir daha açmıyor. Sorun özetin kalitesi değil, türü: özet ne konuşulduğunu anlatır, oysa toplantıdan geriye kalması gereken şey ne karar verildiğidir. Aşağıdaki beş prompt aynı ham nottan karar kaydı, sahipli madde listesi, açık kalan sorular ve aylık takip çıkarmanızı sağlıyor.
Yapay zekanın kurumda en hızlı yayılan kullanımı toplantı notu oldu. Gerekçesi açık: kimse not tutmayı sevmiyor, model bunu insandan hızlı ve çoğu zaman daha eksiksiz yapıyor.
Ama altı ay sonra tablo şu oluyor: yüzlerce toplantı özeti birikmiş, hiçbirine dönülmüyor. Üç ay önceki bir kararın neden alındığı sorulduğunda kimse özeti açmıyor, insanlara soruyor. Yani araç çalışıyor, çıktı bir işe yaramıyor.
Sebep basit. Özet yanlış çıktı türü.
Özet ile karar kaydı aynı şey değil
Özet toplantının anlatısıdır: kim ne dedi, hangi başlık ne kadar konuşuldu. Karar kaydı ise toplantının sonucudur: ne karara bağlandı, neye dayanarak, kim sahiplendi, ne zamana kadar, hangi koşulda geri dönülecek.
Bu ikisi aynı ham metinden çıkar ama aynı şey değildir. Bir yöneticinin üç ay sonra ihtiyaç duyduğu şey neredeyse her zaman ikincisidir. Özet, toplantıya katılmayan birinin bağlamı yakalaması için bir kere okunur; karar kaydı ise kurumun hafızasıdır.
İyi haber şu: aynı kayıttan ikisini birden çıkarmak için ek bir araç gerekmiyor. Gereken tek şey modelden özet değil, karar kaydı istemek.
Kaydı almadan önce iki cümle söyleyin
Teknik kısma geçmeden önce sınırı çizelim, çünkü bu adım atlandığında geri dönüşü zor oluyor.
Toplantı kaydı, içinde insan sesi olan bir veridir. Odadaki herkesin kaydın alındığını, nereye gittiğini ve ne kadar süre saklandığını bilmesi gerekir. Toplantının başında iki cümle yeterli: kayıt alınıyor, çıktısı şu klasöre düşecek, kayıt şu süre sonunda silinecek. İtirazı olan biri varsa kayıt alınmaz, not tutulur.
İkinci sınır daha kritik. Toplantı kayıtları kişi bazlı değerlendirme için kullanılmaz. "Bu kişi toplantılarda ne kadar konuşuyor", "kim hangi görüşü savundu" gibi çıktılar üretmeyin ve üretilebileceği izlenimini vermeyin. Bunu bir kere yaptığınız duyulduğunda insanlar toplantıda konuşmayı bırakır ve elinizde kalan tek şey içi boş kayıtlar olur.
Üçüncüsü: model konuşmayı tam duymadığı yerde tamamlamaya çalışır. Bir rakam, bir tarih veya bir isim net değilse uydurulmuş halini yazar. Aşağıdaki promptların hepsinde bunu engelleyen bir satır var; o satırı silmeyin.
Ham nottan karar kaydı çıkarın
İlk prompt işin merkezinde. Ham dökümü veya not uygulamasının ürettiği metni verip özet değil, karar listesi istiyorsunuz.
Asagida bir toplantinin ham dokumu var. Bundan OZET
degil, KARAR KAYDI cikar.
Su bicimde yaz:
A) VERILEN KARARLAR: her biri icin tek cumlelik karar
metni + karar hangi gerekceye dayaniyor + karari
kim soyledi (rol olarak, isim degil).
B) ERTELENEN KONULAR: konusuldu ama karara baglanmadi;
neyin beklendigini yaz.
C) KARAR GIBI GORUNEN AMA OLMAYANLAR: "bakariz",
"bir dusunelim" gibi kapanmamis konular.
Kurallar:
- Dokumde acikca sonuca baglanmamis bir seyi karar
yazma, B veya C'ye koy.
- Duyulmayan/net olmayan rakam, tarih veya isim icin
tahmin yurutme, "[dokumde net degil]" yaz.
- Yorum ekleme, tavsiye verme.
Ham dokum: [toplanti metnini yapistirin]Bu promptun asıl değeri üçüncü bölümde. Toplantıların çoğunda insanlar karar verdiklerini sanır, oysa ortada sadece bir eğilim vardır. Bu maddeleri ayrı bir başlık altında görmek, bir sonraki toplantının gündemini kendiliğinden oluşturuyor.
Sahibi olmayan madde, madde değildir
Karar listesi tek başına yetmez. Kararın hayata geçmesi için dört alan gerekir: ne yapılacak, kim yapacak, ne zamana kadar, bittiğini nereden anlayacağız. Dördüncüsü genelde atlanır ve maddeler aylarca "devam ediyor" durumunda kalır.
Asagidaki karar kaydini uygulanabilir madde listesine
cevir. Her madde icin su alanlari doldur:
- IS: tek cumle, fiille baslasin.
- SAHIP: dokumde acikca ustlenen varsa rolunu yaz;
yoksa "[sahipsiz]" yaz.
- TARIH: dokumde gecen tarih; gecmiyorsa "[tarihsiz]".
- BITTI SAYILMA OLCUTU: bu isin tamamlandigini neye
bakarak anlayacagiz; gozlemlenebilir bir sey yaz.
- BAGLI OLDUGU KARAR: hangi karardan cikti.
Sonra iki kisa liste ekle:
1) Sahipsiz maddeler, 2) Tarihsiz maddeler.
Eksik alanlari kendin doldurma, isaretli birak.
Karar kaydi: [bir onceki ciktiyi yapistirin]Toplantıdan çıkarken bu iki listeye bakmak, tek başına toplantı kalitesini yükseltiyor. Sahipsiz madde sayısı sıfıra inmeden odadan çıkmamak iyi bir kural.
Toplantının asıl çıktısı: açık kalan sorular
Bir toplantıdan geriye kalan en değerli şey bazen verilen karar değil, verilemeyen karardır. Neyin bilinmediği, hangi verinin eksik olduğu, kimin onayının beklendiği. Bu bilgi ham dökümde dağınık halde durur ve özet çıkarılırken ilk kaybolan kısımdır.
Asagidaki toplanti dokumunden yalnizca ACIK KALAN
SORULARI cikar. Her biri icin:
- SORU: tek cumle, net bir soru cumlesi olsun.
- NEDEN ACIK: veri mi eksik, yetki mi yok, taraf mi
karar vermedi, teknik belirsizlik mi.
- KIM CEVAPLAYABILIR: rol olarak.
- BU SORU CEVAPLANMAZSA NE TIKANIR: hangi karar veya
is bekler.
Sorulari "onumuzdeki toplantiya kadar cevaplanmasi
gerekenler" ve "daha uzun surecekler" olarak ikiye
ayir. Dokumde olmayan soru uretme.
Dokum: [toplanti metnini yapistirin]Bu liste bir sonraki toplantının gündemi oluyor. Gündem yazmak için ayrıca vakit harcamanıza gerek kalmıyor.
Katılmayanlara giden tek e-posta
Toplantıya katılmayan ama sonucundan etkilenen insanlar var. Onlara ham dökümü veya uzun özeti göndermek işe yaramıyor; kimse okumuyor. Gereken şey kısa, kendi başına anlaşılır ve harekete geçirici bir metin.
Asagidaki karar kaydini, toplantiya katilmayan ilgili
kisilere gidecek tek bir e-postaya cevir.
Kurallar:
- En fazla 180 kelime.
- Ilk cumlede toplantinin sonucu olsun, gundem degil.
- Sonra en fazla 5 madde: karar + sahip + tarih.
- Sonda tek satirlik "senden beklenen" bolumu; okuyan
kisinin ne yapmasi gerektigi yazsin, bir sey
beklenmiyor ise "aksiyon yok" yaz.
- Ic tartismayi, kimin ne dedigini ve gerekceleri yazma.
- Kapanmamis konulari karar gibi sunma.
Karar kaydi: [karar kaydini yapistirin]Buradaki "iç tartışmayı yazma" satırı önemli. Toplantı içinde söylenen her şeyin dışarı çıkması gereken bir bilgi olmadığını modele açıkça söylemek gerekiyor, aksi halde gerekçeleri de olduğu gibi aktarıyor.
Ayda bir, verdiğiniz kararların izini sürün
Son adım aylık. Bir ayın karar kayıtlarını bir araya getirip ne olduğuna bakmak, çoğu kurumda hiç yapılmayan ama en çok şey öğreten iş.
Asagida son bir ayin karar kayitlari var. Sunlari cikar:
1) Tekrarlayan konular: birden fazla toplantida ayni
konu karara baglandiysa listele; bu konularin
neden kapanmadigina dair dokumlerde gorunen sebebi
yaz (sebep gorunmuyorsa "gorunmuyor" yaz).
2) Tarihi gecmis ve hala kapanmamis maddeler.
3) Sahipsiz kalmis maddeler.
4) Birbiriyle celisen kararlar: iki toplantida ayni
konuda farkli yonde karar alindiysa ikisini de
alintila.
5) Hicbir toplantida tekrar gecmeyen, yani takipsiz
kalmis kararlar.
Yorum ve tavsiye ekleme, sadece listele. Emin
olamadigin eslestirmeleri isaretle.
Karar kayitlari: [ay boyunca uretilen kayitlari yapistirin]Dördüncü madde ilk çalıştırdığınızda büyük ihtimalle sizi şaşırtacak. Farklı toplantılarda aynı konuda ters yönde alınan kararlar, kurumlarda sanıldığından çok daha sık görülüyor ve kimse fark etmiyor, çünkü kimse kararları yan yana koymuyor.
Bu beş promptu kurmak yeni bir yazılım, yeni bir bütçe kalemi veya bir proje gerektirmiyor. Bir toplantının ham dökümünü alıp sırayla çalıştırmak yarım saat sürüyor. Asıl karar teknik değil: özet üretmeyi bırakıp karar kaydı üretmeye geçmek.
Bir de kayıtla ilgili son bir not. Model dökümü ne kadar iyi işlerse işlesin, kaydın kendisi kötüyse çıktı da kötü olur. Konuşmacıların üst üste bindiği, kararın "tamam o zaman" ile kapandığı bir toplantıdan net bir karar kaydı çıkmaz. Yapay zeka burada bir aynadır: ürettiği kayıt boşsa, toplantı da boştu.
Bir toplantının değeri odada ne söylendiğiyle değil, üç ay sonra hangi kararın neden verildiğini bulabilmenizle ölçülür.