Blog
Otomasyon listeniz var, kapalı listeniz yok
Kısaca: Otomasyon listesini yazmak kolaydır, çünkü kimse bir şey kaybetmez. Yapay zekaya verilmeyecek işlerin listesini yazmak zordur, çünkü bir verim fırsatından vazgeçmek gerekir. Bu yüzden kapalı liste hiç yazılmaz ve sınır her seferinde işi en acele yetiştirmek zorunda olan kişi tarafından çizilir. Dört test, bir gerekçe ve üç aylık bir gözden geçirme bu listeyi tek sayfaya sığdırmak için yeterli.
Her kurumda bir otomasyon listesi var. Toplantıda çıkarılır, uzundur, her çeyrekte büyür. Yanında olması gereken ikinci liste ise hiçbir yerde yok: yapay zekaya verilmeyecek işlerin listesi.
O liste yazılmadığı için sınır her seferinde yeniden çiziliyor. Çizen de genellikle işi en kısa sürede bitirmek zorunda olan kişi oluyor.
Otomasyon listesi kolay, kapalı liste zor
Otomasyon listesini yazmak kolaydır, çünkü herkesin üzerinde anlaştığı bir şeyden bahsedersiniz: tekrarlayan, ölçülebilir, kimsenin sahiplenmediği iş. Kapalı listeyi yazmak zordur, çünkü bir şeyi kaybetmeyi kabul etmek gerekir. "Bunu yapay zekaya vermeyeceğiz" demek, elinizdeki bir verim fırsatından vazgeçmek demektir.
Yazılmayınca kurumda şu inanç yerleşir: teknik olarak yapılabilen her iş, zamanla devredilecek. Ekip bunu duyar, pozisyon alır, bilgisini paylaşmaz. Direnç dediğiniz şeyin önemli bir kısmı buradan gelir.
Kapalı liste bir kısıt değil, bir güven aracı. Nereye kadar gelineceğini yazılı olarak gösterir.
Kapalı listeye hangi işin gireceğini dört test belirler.
Geri alınabilir mi. Sonuç yanlış çıkarsa dönüş var mı. Silinen bir kayıt, gönderilen bir bildirim, kesilen bir hizmet; bunlarda dönüş yok.
Kime yazılır. Çıktının altında kimin adı var. İmzayı taşıyan kişi süreci göremiyorsa o iş devredilmez.
İlişki taşıyor mu. Karşı tarafta bir insan varsa ve işin değeri ilişkinin kendisindeyse, metni üretmek devredilebilir, ilişkiyi kurmak devredilemez.
Kural net mi. Kural netse devir kolaydır. Kuralın kendisinin tartışmalı olduğu yerde model bir yargı üretir ve o yargının sahibi olmaz.
Listeyi yazdırın, sonra siz budayın
Boş sayfaya kapalı liste yazmak zordur. Bir taslak üzerinde itiraz etmek kolaydır. O yüzden taslağı modele yazdırıp kendiniz budamak daha hızlı ilerler.
Asagida ekibimin yaptigi islerin listesi var.
Bana bir KAPALI LISTE TASLAGI cikar: yapay
zekaya DEVREDILMEMESI gereken isler.
Her is icin su dort testi uygula:
1) Geri alinabilir mi (sonuc yanlissa donus
var mi).
2) Ciktinin altinda kimin adi var.
3) Isin degeri bir insan iliskisinde mi.
4) Kural net mi, tartismali mi.
Cikti formati: is adi | dort testin sonucu |
KAPALI / KISMI / ACIK | tek satir gerekce.
Emin olmadigin isi KISMI isaretle ve neyi
bilmedigini yaz. Liste uydurma, sadece
verdigim islerden calis.
Isler: [is listesi veya gorev tanimlari]Bu prompt üç kutu üretir: kapalı, kısmi, açık. İşin büyük kısmı kısmi kutusuna düşer ve asıl tartışma orada yapılır. Taslağı olduğu gibi kabul etmeyin; modelin kapalı dediği işlerin yarısı aslında açıktır, açık dediklerinin bir kısmı ise kapalı olmalıdır.
Her satırın gerekçesi ve kaldırma koşulu olmalı
Gerekçesi olmayan satır bir süre sonra görmezden gelinir. Daha kötüsü, gerekçesi "riskli olduğu için" diye yazılan satır da gerekçesizdir; kimse neyin riskli olduğunu bilmez.
İkinci eksik daha sinsi: listeye giren iş orada sonsuza kadar kalır. Oysa her satırın bir çıkış koşulu olmalı.
Asagida kapali liste taslagim var.
Her satir icin bana su uc seyi yaz:
1) GEREKCE: tek cumle, teknik degil isletme
dilinde.
2) BU SATIRI KALDIRAN KOSUL: neyin degismesi
gerekir ki bu is acilsin (veri, yetki,
kontrol noktasi, mevzuat).
3) KIM KARAR VERIR: bu satiri kaldirma yetkisi
hangi rolde.
Gerekcesi "riskli oldugu icin" seklinde
yazilabilen satirlari ayrica isaretle.
Kapali liste: [taslak]Çıkış koşulu yazmak listeyi canlı tutar. "Mevzuat izin verdiğinde" ya da "ikinci onay adımı kurulduğunda" gibi bir koşul, aynı tartışmayı altı ay sonra sıfırdan yapmanızı engeller. Karar yetkisini role bağlamak da listeyi herkesin tek tek yorumladığı bir metin olmaktan çıkarır.
Yasak listesi değil, devir sınırı
Kapalı listenin en yaygın hatası, işi bütün olarak kapatmaktır. Oysa iş bütün değil; adımlardan oluşur ve adımların çoğu devredilebilir.
Bir teklif değerlendirmesinde bilgi toplamak devredilebilir, karşılaştırma taslağı üretmek devredilebilir, kararı vermek devredilemez. Bu üçü aynı satırda durduğu sürece ya hepsi kapalı kalır ya da bir gün hepsi açılır.
Asagidaki is kapali listede duruyor ama
tamaminin kapali olmasi gerekmiyor olabilir.
Bu isi ADIMLARA ayir.
Her adim icin yaz:
1) Adimda ne uretiliyor.
2) Adimin turu: bilgi toplama / taslak uretme /
karar / onaylama / iletisim.
3) DEVREDILEBILIR mi: evet / hayir / insan
kontrolu ile.
4) Devredilirse hangi kontrol noktasi gerekir
ve kim bakar.
Karar ve onaylama adimlarini varsayilan olarak
devredilemez say; aksini savunacaksan gerekce
yaz.
Is: [isin tanimi, girdiler, cikti, kim onayliyor]Bu ayrımın pratik faydası şudur: kapalı liste kısalır ama sınır keskinleşir. Ekip "bu işe dokunamıyoruz" yerine "bu işin şu adımı bizde kalıyor" cümlesini kurar. İkincisi uygulanabilir bir cümledir.
Üç ayda bir gözden geçirin
Kapalı liste bir ilke metni değil, bir envanter. Model yetenekleri, veri erişimi ve kontrol noktaları değiştikçe listenin de değişmesi gerekir. Değişmeyen liste ya aşırı korumacı kalır ya da sessizce ihlal edilir.
Asagida uc ay once yazilmis kapali listem ve bu
donemde olanlar var.
Bana bir GOZDEN GECIRME NOTU cikar:
1) Hangi satirin kaldirma kosulu gerceklesti.
2) Hangi satir bu donemde hic tartisilmadi
(belki gereksiz duruyor).
3) Listede OLMAYAN ama bu donemde devredilmis
isler: hangileri, hangi gerekceyle.
4) Listeye EKLENMESI gereken yeni isler.
5) Tek sayfaya sigacak guncel liste.
Her maddeyi verdigim kayitlardaki bir satira
dayandir; dayanak yoksa "dayanak yok" yaz.
Eski liste: [liste]
Donem kayitlari: [kararlar, olaylar, yeni
kullanimlar]Üçüncü madde en çok iş çıkaran maddedir: listede olmayan ama devredilmiş işler. Bunlar kötü niyetle değil, liste akıllarına gelmediği için devredilmiştir. Gözden geçirmenin asıl işi bu boşluğu kapatmak.
Sınırın aşıldığını nasıl görürsünüz
Sınır aşımını fark etmenin yolu kişi izlemek değil. Kullanım kayıtlarında kalıp aramaktır: aynı soruyu tekrar tekrar soran bir ekip, kapalı listedeki bir işi dolaylı yoldan yapmaya çalışıyor olabilir.
Asagida ekibin yapay zeka kullanim kayitlari
ve kapali listem var.
Bana SINIR ASIMI SINYALLERI cikar:
1) Kapali listedeki bir ise denk gelen kullanim
kaliplari: hangi kalip, hangi satira denk
geliyor.
2) Kapali listede olmayan ama ayni dort testten
gecemeyen yeni kullanimlar.
3) Her bulgu icin kanit: kayittaki hangi satir.
4) Kapali listenin anlasilmadigini gosteren
isaretler (ayni sorunun tekrar sorulmasi,
ayni isin parcalanarak sorulmasi gibi).
Kisi bazli degerlendirme YAPMA: isim, sicil,
kullanici kimligi kullanma, "kim yapti"
sorusunu cevaplama. Sadece kalip duzeyinde
calis.
Kayitlar: [anonimlestirilmis kullanim kayitlari]
Kapali liste: [liste]Son paragraf bir sınır uyarısı taşıyor ve taşımalı. Kullanım kayıtlarını kişi bazında okumak, kapalı listenin sağladığı güveni bir haftada bitirir; amaç kuralı ihlal edeni bulmak değil, kuralın anlaşılmadığı yeri bulmak. Modelin bu çıktıda uydurmaya en yatkın olduğu yer de üçüncü madde: kanıt olarak gösterdiği satırların gerçekten kayıtta olduğunu elle kontrol edin, çünkü model bulgusunu desteklemek için makul görünen bir kayıt cümlesi üretebilir.
Tek sayfalık kapalı liste kartı
Bu beş promptun çıktısı tek bir sayfaya sığar: solda iş, ortada gerekçe, sağda kaldırma koşulu ve karar veren rol. Altına da bir tarih: bu liste hangi gün gözden geçirilecek.
Bu kartın olduğu kurumda yapay zeka tartışması "nereye kadar" sorusundan kurtulur ve "şimdi hangi adımı açıyoruz" sorusuna iner. İkincisi yönetilebilir bir sorudur.
Yapay zekayla nereye kadar gideceğini yazmayan kurum, o sınırı en acelesi olan kişiye çizdirir.