Blog
Modelin okuyamadığı belgeden cevap çıkmaz
Kısaca: Modele klasör bağlamak, o klasörü okutmak değildir. Taranmış PDF, görsele gömülü tablo ve birleşik hücreli Excel modelin göremediği belgelerdir. Model bunu söylemez; dosya adından ve çevresindeki metinden cevap üretir. Önce okunabilirliği denetleyin, sonra modele okuyamadığını söyletin ve girdi standardını bir sayfaya yazın.
Modele şirket klasörünü bağladınız. Soruyorsunuz, cevap geliyor. Cevap da makul görünüyor.
Bir süre sonra bir rakam tutmuyor. Kaynağa bakıyorsunuz, rakam gerçekten o belgede var. Ama belge taranmış bir PDF, içinde metin katmanı yok. Model o sayfayı hiç okumamış.
Cevabı nereden verdi peki? Dosya adından, klasör yolundan, aynı klasördeki başka bir belgeden ve kendi genel bilgisinden.
Belge bağlamak, belge okutmak değildir
Bağlama işlemi dosyayı görünür yapar, okunabilir yapmaz.
Model bir dosyayı listede görür, adını okur, boyutunu bilir. İçeriğe erişmesi için o içeriğin metne dönüşmüş olması gerekir. Dönüşmediğinde iki şey olur: ya belge hiç cevaba girmez, ya da adı ve çevresi cevaba girer, içeriği girmez.
İkincisi tehlikelidir, çünkü cevap eksik değil yanlış olur. Eksik cevap fark edilir, yanlış cevap edilmez.
Modelin göremediği dört belge türü
Pratikte dört tür belge sessizce dışarıda kalıyor.
Taranmış PDF: imzalı sözleşme, eski rapor, faks çıktısı. Sayfa bir fotoğraftır, metin katmanı yoktur. Görsele gömülü tablo ve grafik: rakam ekran görüntüsünün içindedir, metinde yoktur. Çok sütunlu ve yoğun üst alt bilgili düzen: metin çıkar ama sıra bozulur, iki sütun birbirine girer, sayfa başlığı cümlenin ortasına düşer. Birleşik hücreli ve çok satırlı başlıklı Excel: hücre vardır, hangi başlığa ait olduğu kaybolur.
Bu dört tür bir arada, kurumsal arşivin çoğunu oluşturuyor.
Hangisinin hangi grupta olduğunu anlamak uzun sürmez. Belgeyi açın, gözle gördüğünüz bir kelimeyi seçmeye çalışın ya da aynı kelimeyi belge içi aramada arayın. Seçilemiyorsa ve arama bulamıyorsa o sayfa modele de görünmüyor. Beş saniyelik bu kontrol, arşivin örneklem halinde taranması için yeterli: her klasörden beş belge açmak, o klasörün durumunu büyük ölçüde söyler.
Bir yapay zeka aracina belge klasoru baglayacagim ve once
okunabilirligi denetlemek istiyorum.
Klasorun icerigi: [dosya turleri ve yaklasik sayilari]
Belgelerin kaynagi: [ornegin eski arsiv taramasi, sistemden
export, elle hazirlanmis raporlar]
Sorulacak sorular: [bu belgelerden ne ogrenilmek isteniyor]
Bana su tabloyu uret:
1) Her dosya turu icin: metin olarak okunabilir mi, kismen mi,
hic mi
2) Okunamayan turlerde hangi bilgi kaybolur
3) Bu kayip hangi soruyu yanlis cevaplatir
4) Donusturulmesi en acil olan uc tur ve nedeni
Emin olmadigin satiri tahmin etme, SORU olarak isaretle.Bu tablo klasörü bağlamadan önce çıkarılır. Dördüncü madde en çok işinize yarar: bütün arşivi dönüştürmek yerine hangi dilimden başlayacağınızı söyler. Üçüncü madde ise riski somutlaştırır, çünkü okunamıyor cümlesi kimseyi harekete geçirmez, şu soruya yanlış cevap verir cümlesi geçirir.
Modele okuyamadığını söyletin
Varsayılan davranış cevap üretmektir. Model boş bırakmaktansa doldurur.
Bunu promptla tersine çevirebilirsiniz: çıkaramadığı alanı boş değil, işaretli bırakmasını isteyin. İşaretli boşluk bir hatadır ve görünür. Uydurulmuş rakam hata gibi görünmez.
Ekteki belgeden su alanlari cikar.
Alanlar: [alan listesi, ornegin tarih, taraf adlari, tutar,
sure, yenileme kosulu]
Kurallar:
- Her alan icin cevabin yaninda belgede GECTIGI YERI yaz
(sayfa ve bolum)
- Belgede gormedigin alani BOS BIRAKMA, OKUNAMADI yaz
- Okudugun ama emin olmadigin alani SUPHELI olarak isaretle
ve nedenini tek cumleyle yaz
- Dosya adindan, klasor adindan veya genel bilginden CIKARIM
YAPMA
Sonunda tek satir: bu belgenin yuzde kaci metin olarak
okunabildi.İlk kez çalıştırdığınızda okunamadı sayısı sizi şaşırtır. Şaşırtması iyidir, o sayı zaten vardı ve sadece görünmüyordu. Son satır da bir eşik verir: aynı belgeyi dönüşümden sonra tekrar sorup iki oranı karşılaştırabilirsiniz.
Tabloyu metin değil, yapı olarak verin
Rakamla çalışan sorular en çok burada kırılıyor.
Model bir tabloyu metne dönüştürülmüş haliyle gördüğünde satır ile sütun ilişkisini tahmin eder. Birleşik hücre varsa tahmin bozulur: bir satırın değeri komşu satıra kayar, toplam doğru görünür, dağılım yanlış olur.
Çözüm tabloyu modele anlatmak değil, tabloyu düz ve tek başlıklı hale getirmek. Sonra da sonucu toplamla doğrulamak.
Ekteki tabloyu duz ve tek baslikli hale getir.
Kurallar:
- Birlesik hucreleri ac, her satir kendi basina anlamli olsun
- Cok satirli basliklari tek satira indir, kisaltmalari acma
- Bos hucreyi sifir yazma, BOS olarak isaretle
- Sutun adlarini uydurmadan, belgedeki haliyle koru
Donusumden sonra su uc kontrolu yap ve sonucu yaz:
1) Satir sayisi kaynaktaki satir sayisiyla ayni mi
2) Her sayisal sutunun toplami kaynaktaki toplamla ayni mi
3) Hangi hucreleri okuyamadin
Toplamlar tutmuyorsa duzeltme yapma, FARKI BILDIR.Üçüncü kural küçük görünür ama en çok hata önleyen kuraldır. Boş hücreyi sıfır sayan bir dönüşüm, ortalama hesabını sessizce bozar. Son satır da önemli: modelin kendi dönüşümünü düzeltmesine izin verirseniz farkı kapatır ve farkı siz öğrenemezsiniz.
Girdi standardını bir sayfaya yazın
Bu iş belge belge çözülmez. Çözülürse her yeni belgede baştan başlanır.
İşe yarayan şey kısa bir girdi standardı: hangi format doğrudan kabul edilir, hangisi dönüştürülmeden bağlanmaz, dönüştürmeyi kim yapar, dönüşmüş kopya nerede durur.
Son madde atlanıyor. Dönüşmüş kopya özgün belgenin yanında durmazsa, altı ay sonra iki sürüm olur ve hangisinin güncel olduğu bilinmez.
Yapay zekaya baglanacak belgeler icin tek sayfalik girdi
standardi yazacagim.
Mevcut durum: [hangi formatlar var, kim uretiyor]
Araci kullanacak roller: [roller]
Sayfa su basliklari tasisin, her biri en fazla uc cumle:
1) Dogrudan kabul edilen formatlar
2) Donusturulmeden baglanmayacak formatlar
3) Donusturmeyi kim yapar ve ne kadar surer
4) Donusmus kopya nerede durur ve ozgun belgeyle nasil eslesir
5) Standarda uymayan belge gelirse ne olur
6) Bu standardi kim guncelleyebilir
Her maddenin altina tek satir ekle: bu kural uygulanmazsa
hangi hata olusur.Beşinci madde standardı yaşatan maddedir. Uymayan belge gelince ne olacağı yazılmazsa, ilk acele işte standart devre dışı kalır ve bir daha açılmaz.
Dönüştürme maliyetini kim taşıyor
Dört bin sayfalık bir arşivi okunabilir hale getirmek ücretsiz değil. Zaman, araç ve kontrol istiyor.
Bu yüzden karar hacimle değil kullanımla verilir. Hangi belgelere gerçekten soru soruluyor, bunu kullanım kaydından görebilirsiniz. Çoğu arşivde soruların büyük kısmı belgelerin küçük bir dilimine gidiyor.
O dilimi dönüştürün, gerisini talep geldikçe sıraya alın. Bütün arşivi baştan dönüştürme kararı genelde hiç bitmez ve bu arada kimse araca güvenmez.
Dönüşümün kendisi de kontrol istiyor. Metin çıkarma araçları rakamlarda ve özel adlarda hata yapar: bir rakamın yanındaki ayracı kaçırır, benzer harfleri karıştırır. Bu yüzden her dönüştürülen grupta küçük bir örneklem elle karşılaştırılır ve bu işi kimin yapacağı baştan yazılır. Örneklemi atlayan bir dönüşüm, okunamayan belge sorununu okunan ama yanlış belge sorununa çevirir; ikincisini fark etmek daha zordur.
Arsivimin hangi bolumunu once okunabilir hale getirecegimi
secmek istiyorum.
Belge gruplari: [grup adlari, yaklasik sayfa sayilari]
Son uc ayda gelen sorular: [soru ornekleri veya konu basliklari]
Donusturme kapasitesi: [haftada kac sayfa, kim yapar]
Bana su siralamayi uret:
1) Soru hacmine gore en cok kullanilan belge gruplari
2) Her grup icin okunabilir olmamasinin yarattigi somut risk
3) Kapasiteye gore ilk alti haftada hangi grup donusturulur
4) Hic donusturulmemesi savunulabilir gruplar ve gerekcesi
Dorduncu maddeyi bos birakma; her seyi donusturmek bir plan
degil.Dördüncü madde kasten isteniyor. Dönüştürülmeyecek belgelerin listesi yazılı olmazsa, o belgeler yokmuş gibi davranılır ve bir gün biri onlardan cevap bekler.
Sınır: okunabilir olması doğru olması değildir
İki şeyi karıştırmamak gerekiyor. Dönüşüm belgeyi okunabilir yapar, doğru yapmaz. Yanlış bir rapor dönüştürüldüğünde yanlışlığı korunur, üstelik artık cevaplara da girer.
İkincisi, okunabilirlik denetimi bir izleme aracı değil. Kimin hangi belgeyi kötü taradığını araştırmak işi bitirir. Bakılacak şey kalıptır: hangi süreç sürekli okunamayan belge üretiyor. Kişi değil, akış düzeltilir.
Üçüncüsü, kaynak gösteren cevap da yanlış olabilir. Model doğru sayfayı gösterip o sayfadan yanlış sonuç çıkarabilir. Kaynak göstermek kontrolü kolaylaştırır, kontrolün yerine geçmez.
Modeliniz klasörünüzü bilmiyor, o klasörde okunabilen kısmı biliyor.