Blog
Mevzuat takibini yapay zekaya devredin, kararı devretmeyin
Kısaca: Mevzuat takibi çoğu kurumda bir kişinin bültenleri okumasına bağlıdır ve o kişi izne çıktığında durur. Yapay zeka bu işin okuma kısmını devralabilir, ama asıl iş okumak değil eşleştirmektir: değişen madde sizin hangi sürecinize, hangi belgenize, hangi sözleşme maddenize dokunuyor. Aşağıda kapsamı yazmaktan haftalık brifinge ve kapanmayan maddelerin takibine kadar beş kopyala-yapıştır prompt var. Mevzuat metnini modelden istemeyin, modele siz verin.
Mevzuat takibi kurumların en kırılgan işlerinden biridir. Genellikle tek bir kişinin abone olduğu bültenleri okumasına ve bir danışmanın ara ara attığı özetlere dayanır. O kişi izne çıktığında iş durur, danışman bir maddeyi atladığında kimse fark etmez. Sonra bir denetimde ya da bir sözleşme yenilemesinde ortaya çıkar.
İşin görünen kısmı okumaktır. Bu yüzden yapay zekanın burada çözdüğü şeyin de okuma olduğu sanılır. Değildir.
Takip edilmeyen şey mevzuat değil, temas noktası
Bir yönetmelik değiştiğinde sorulacak soru "ne değişti" değildir. Sorulacak soru şudur: bizim hangi işimiz bu maddeye dayanıyordu.
Bu soruya cevap verebilmek için iki şeyin aynı yerde durması gerekir. Sizi bağlayan mevzuatın listesi ve her maddenin dokunduğu sürecin, belgenin ya da sözleşme maddesinin adı. İkisi ayrı yerlerde durduğu sürece yapay zeka size daha hızlı özet verir, daha isabetli uyarı vermez. Özet ise zaten sorununuz değildi.
Kurumların çoğunda bu eşleştirme hiçbir yerde yazılı olmaz; birkaç kişinin kafasında durur. Bu yüzden ilk iş bir tarama kurmak değil, kapsamı yazmaktır.
Birinci adım: sizi bağlayan mevzuatı ve temas noktasını tek tabloya yazın
Asagida kurumumuzun [birim veya surec adi]
alanindaki isleri ve kullandigimiz belgeler var.
Yap:
1) Her is/belge icin bunu duzenleyen mevzuat
turunu yaz: kanun, yonetmelik, teblig, kurul
karari, standart, ic prosedur.
2) Mevzuatin ADINI biliyorsan yaz; bilmiyorsan
"kaynak dogrulanmali" yaz ve tahmin etme.
3) Her satira temas noktasini ekle: degisiklik
olursa hangi belge, hangi sozlesme maddesi veya
hangi sistem alani guncellenmek zorunda.
4) Sahibi belirsiz satirlari ayri bir liste yap.
Madde numarasi, tarih veya resmi gazete sayisi
UYDURMA; emin olmadigin yere "dogrulanmali" yaz.
Isler ve belgeler: [her satira bir tane]Bu prompt mevzuatı bulmaz, temas noktalarını çıkarır. Çıkan tablo ilk seferde eksik olacaktır ve bu normaldir. "Kaynak doğrulanmalı" yazan satırlar sizin gerçek boşluk listenizdir; o boşluklar kapanmadan hiçbir otomatik tarama işe yaramaz.
İkinci adım: değişikliği özet olarak değil, fark olarak isteyin
Özet, bir mevzuat değişikliğini kaybetmenin en kolay yoludur. İki sürümü yan yana koymak ise hangi kelimenin gittiğini gösterir. Mevzuatta anlamı taşıyan şey de genellikle o kelimedir: "yapabilir" mi "yapar" mı, "en az" mı "en fazla" mı, "bildirir" mi "onay alır" mı.
Asagida bir mevzuat maddesinin ESKI ve YENI metni
var. Ikisini de ben veriyorum; sen disaridan hicbir
metin eklemeyeceksin.
Yap:
1) Kelime duzeyinde ne degismis: eklenen,
cikarilan ve degistirilen ifadeler.
2) Her degisiklik icin YUKUMLULUK acisindan ne
fark ettigini tek cumleyle yaz: yeni bir sey mi
zorunlu oldu, bir sinir mi degisti, bir sure mi
kisaldi, yoksa sadece dil duzeltmesi mi.
3) Sadece dil duzeltmesi olanlari ayri bir baslik
altinda topla.
4) Ceza, risk veya sonuc tahmini yazma.
Eski metin: [yapistir]
Yeni metin: [yapistir]Buradaki kritik talimat üçüncü satırdaki cümledir. Metni siz resmi kaynaktan getirirseniz model yalnızca karşılaştırma yapar. Metni ondan isterseniz makul görünen ama var olmayan bir madde yazabilir ve bunu emin bir tonla yapar.
Üçüncü adım: farkı kendi tablonuzla eşleştirin
Elinde iki sey var: (A) bir mevzuat degisikliginin
madde madde farki, (B) kurumumuzun mevzuat-temas
noktasi tablosu.
Yap:
1) Her degisiklik icin B tablosunda dokundugu
satirlari bul ve esleştir.
2) Esleşen her satir icin somut aksiyonu yaz:
hangi belge, hangi alan, hangi cumle
guncellenecek.
3) B tablosunda karsiligi olmayan degisiklikleri
"kapsam disinda gorunuyor" basligi altinda ayri
yaz; bunlar ya bizi ilgilendirmiyor ya da
tablomuz eksik.
4) Emin olmadigin esleştirmeyi "kontrol edilmeli"
olarak isaretle, zorlayarak esleştirme.
A: [fark listesi]
B: [tablo]En değerli çıktı üçüncü başlıktır. "Kapsam dışında görünüyor" listesi uzunsa sorun mevzuatta değil, sizin tablonuzdadır. Her tarama o tabloyu biraz daha doğru hale getirir; asıl birikim orada olur.
Dördüncü adım: haftalık brifingi sabit bir kalıba oturtun
Her hafta farklı biçimde gelen bir e-postayı kimse okumaz. Aynı başlıklarla gelen kısa bir not ise iki hafta içinde alışkanlığa dönüşür.
Asagida bu hafta [kaynak adlari] uzerinden
toplanan mevzuat duyurulari ve her biri icin
benim verdigim resmi kaynak linkleri var.
Su sabit kalipta tek sayfalik brifing yaz:
1) BIZI BAGLAYAN DEGISIKLIKLER: her madde icin
tek cumle + hangi surecimize dokundugu +
kaynak linki.
2) IZLEMEDE: yururluge girmemis veya taslak
halindekiler; tahmini tarih degil metinde
yazan tarih.
3) BU HAFTA BIZI ILGILENDIRMEYEN BASLIKLAR:
sadece baslik listesi, aciklama yok.
Her maddede kaynak linkini AYNEN tasi. Linki
verilmemis maddeyi brifinge koyma, "kaynaksiz"
listesine al.
Duyurular: [yapistir]Kalıbın üçüncü başlığı fazlalık gibi görünür, oysa en çok işe yarayan kısımdır: neyin okunup elendiğini gösterir. Bu başlık olmadan brifing, atlanan bir maddeyle hiç bakılmamış bir madde arasındaki farkı gizler.
Beşinci adım: kapanmayan maddeleri bir yere yazın
Mevzuat takibinin asıl kaybı fark etmemek değildir. Fark edip yapmamaktır. Bir değişiklik brifingde "bizi bağlıyor" diye işaretlendikten sonra kimsenin üstlenmediği bir satır haline gelirse, takip sistemi çalışmış ama iş görmemiş olur.
Asagida son [kac] hafta icinde brifinglerde "bizi
baglayan" olarak isaretlenen maddeler ve her biri
icin bugunku durum var.
Yap:
1) Kapanmis, devam eden ve hic baslanmamis olarak
uc listeye ayir.
2) Hic baslanmamis her madde icin: sahibi kim,
son tarih ne, gecikmenin gorunur sonucu ne.
Bunlardan biri bos ise "eksik" yaz.
3) Ayni surece dokunan birden fazla acik madde
varsa grupla; tek seferde kapatilabilir
olanlari isaretle.
4) Onceliklendirme yapma; bos alanlari gorunur
kil ve listeyi son tarihe gore sirala.
Maddeler ve durumlar: [yapistir]Bu listeyi haftalık brifingin altına eklemek, brifingi bültenden takip aracına çevirir. Sahibi boş olan satır sayısı da uyum durumunuzun gerçek halini tek bakışta gösterir; yüzde değil, o sayı konuşur.
Sınır: metni modelden istemeyin, modele verin
Bu zincirin tek kırılma noktası mevzuat metnini modelin hafızasından almaktır. Model gerçek görünen bir madde numarası, gerçek görünen bir tarih ve gerçek görünen bir resmi gazete sayısı üretebilir. Metin her zaman resmi kaynaktan sizin elinizle gelir; modelin işi karşılaştırmak ve eşleştirmektir.
İkinci sınır: bu çıktı hukuki görüş değildir. Eşleştirme tablosu size nereye bakacağınızı söyler, kararı söylemez. Yükümlülük doğuran bir yorum gerekiyorsa o yorum hukuk biriminin imzasıyla çıkar ve promptun çıktısı o imzanın yerine geçmez.
Üçüncü sınır: bu iş kişi izlemeye dönüşmez. Takip listesindeki "sahibi kim" sütunu bir performans kaydı değil, boş kalan bir alanı görünür kılma aracıdır. Sütun kim geciktirdi sorusunun cevabı olarak kullanılmaya başlandığı anda maddeler artık o listeye yazılmaz, sadece kapanmış görünür.
Mevzuatı takip etmek bir okuma alışkanlığı değil, kendi işinizi ne kadar yazılı tuttuğunuzun sınavıdır.