Blog
Çalışanlarınız yapay zekayı zaten kullanıyor, siz göremiyorsunuz
Kısaca: Kurumunuz yapay zeka için bir karar vermeden önce çalışanlarınızın önemli bir kısmı kendi hesabıyla kullanmaya başlamıştı. Bunu yasaklamak kullanımı durdurmuyor, sadece sizin görmenizi engelliyor. Görmezden gelmek ise riski büyütüyor. Aşağıdaki beş prompt gölgede kalan kullanımı kişi aramadan haritalamanızı, hangi işin resmi kanala taşınacağını seçmenizi ve iki hafta içinde uygulanabilir bir düzen kurmanızı sağlıyor.
Kurumlarda yapay zeka tartışması genelde şöyle başlar: hangi aracı alalım, kim kullansın, bütçe ne olsun. Oysa bu konuşma yapıldığında iş çoktan olmuştur. İnsanlar aylar önce kendi telefonundan, kendi hesabından kullanmaya başlamıştır.
Bu kullanımın adı yok, kaydı yok, kuralı yok. Sadece var.
Yasak, kullanımı değil görünürlüğü bitirir
İlk refleks çoğu yerde aynı: erişimi kapatalım. Kurumsal ağda siteyi engellersiniz, bir duyuru yayınlarsınız, konu kapanmış gibi görünür.
Gerçekte olan şu: kullanım telefona taşınır. Aynı belge, aynı müşteri notu, aynı teklif metni bu kez kurumun hiçbir şekilde göremeyeceği bir yerden geçer. Yasaktan önce en azından kurumsal ağ üzerinden gidiyordu, şimdi tamamen dışarıda.
Yasak ayrıca konuşmayı bitirir. Bir çalışan yaptığı işi size anlatamıyorsa, o işte ne ters gittiğini de anlatmaz. Sorunu ilk öğrendiğiniz an, sorun bir müşteriye ulaştığı an olur.
Buradaki doğru soru "nasıl engellerim" değil, "hangi işi resmi kanala taşırım".
Kişi aramayın, iş arayın
Bu çalışmaya başlamadan önce sınırı net çizmek gerekiyor, çünkü yanlış başlarsanız bir daha doğru veri alamazsınız.
Amacınız kimin kullandığını bulmak değil. Kişi bazlı izleme yapmayın: kimin hangi araca girdiğini gösteren log toplamayın, ekiplerden isim istemeyin, "kim kullanıyor" diye sormayın. Bunu bir kere yaptığınız duyulduğunda herkes kullanmayı bırakmaz, sadece anlatmayı bırakır ve elinizde işe yaramaz bir tablo kalır.
Toplayacağınız şey anonim olmalı ve tek bir soruya cevap vermeli: bu hafta yapay zekaya hangi işi yaptırdın. İsim yok, ekip yok, ceza yok. Bunu bir anket aracıyla ya da basit bir formla toplayabilirsiniz; önemli olan yanıtların kişiyle eşleşmemesi.
Üçüncü bir uyarı da modelin kendisi için geçerli. Aşağıdaki promptlarda modelden gruplama ve sınıflama istiyorsunuz. Model, yanıtlarda açıkça yazmayan şeyi tamamlamaya meyillidir; hangi verinin işe girdiğini veya hangi mevzuatın devreye girdiğini uydurabilir. Promptlardaki "tahmin etme, belirtilmemiş yaz" satırlarını silmeyin.
Gölgede hangi işlerin yapıldığını haritalayın
İlk prompt ham anonim yanıtları işe çevirir. Çıktısı kişi listesi değil, iş listesidir.
Asagida ekibimden toplanan anonim yanitlar var. Her
yanit "bu hafta yapay zekaya hangi isi yaptirdim"
sorusunun cevabi. Bunlardan kisi degil IS haritasi
cikar.
Su bicimde yaz:
A) IS TURLERI: benzer isleri grupla, her gruba kisa bir
ad ver, kac yanitta gectigini yaz.
B) HANGI VERIYLE: her grup icin ise giren veri turu
(musteri verisi, ic belge, kamuya acik bilgi,
kisisel veri, hicbiri).
C) NEDEN RESMI ARACLA YAPILMIYOR: yanitlarda gecen
sebepler (arac yok, yavas, izin yok, bilmiyordum).
Kurallar:
- Kisi, ekip veya departman adi cikarma; yanitlarda
gecse bile yazma.
- Yanitta acikca yazmayan seyi tahmin etme,
"belirtilmemis" yaz.
Yanitlar: [anonim yanitlari yapistirin]Bu promptun asıl değeri C bölümünde. İnsanların resmi aracı neden kullanmadığını öğrenmek, hangi aracı alacağınızdan daha önemli bir bilgidir. Çoğu kurumda cevap "araç yok" değil, "araç var ama yavaş" ya da "izinli miyim bilmiyordum" çıkıyor.
Riski işin türüne göre ayırın
Elinizdeki iş listesinin tamamı aynı riski taşımıyor. Bir sunum başlığı üretmekle bir müşteri sözleşmesini özetletmek aynı şey değil. Tek bir kural bu ikisini birden yönetemez.
Asagida kurumumda yapay zekaya yaptirilan is turleri
var. Her is turunu uc gruba ayir:
1) SERBEST: disariya cikmasi sorun olmayan veriyle
yapilan, ciktisi hemen kontrol edilebilen isler.
2) KOSULLU: ic belge veya musteri bilgisi giriyor;
belirli bir araca ve yaziya dokulmus kurala
baglanmasi gerekir.
3) DURDUR: kisisel veri, sozlesme yukumlulugu veya
mevzuat sinirlari nedeniyle bu kanalda yapilmamali.
Her is icin yaz: grup + tek cumlelik gerekce + grubu
degistirecek tek kosul.
Kurallar:
- Emin olmadigin isi DURDUR'a degil KOSULLU'ya koy ve
"netlestirilmeli" yaz.
- Mevzuat maddesi veya kanun numarasi uydurma; genel
gerekce yaz.
Is turleri: [birinci promptun A ve B ciktisini yapistirin]Son satırdaki "grubu değiştirecek tek koşul" ifadesi işin can alıcı yeri. Bir iş bugün durdurulmuşsa yarın hangi şartla serbest kalacağını da yazmış olursunuz. Bu, kuralı bir duvar olmaktan çıkarıp bir yol haritasına çevirir.
İlk üç işi seçin, hepsini birden taşımayın
Listenin tamamını resmi kanala taşımaya kalkarsanız hiçbiri taşınmaz. Üç iş seçin, onları bitirin, sonraki üçe geçin.
Asagida gruplanmis is turleri ve her birinin kac
yanitta gectigi var. Kurum ici resmi araca ILK
tasinacak uc isi sec.
Secim olcutu:
- Kac kisiyi ilgilendiriyor
- Yanlis ciktinin maliyeti ne kadar dusuk (once dusuk
maliyetli olani sec)
- Resmi araca tasimak kac gun surer (tahmin)
Her secim icin yaz: is adi, neden bu uc taneden biri,
tasima icin gereken tek sey, tasindigini nasil
anlariz (tek olcu).
Ayrica SECILMEYENLER icin tek cumlelik sebep yaz.
Is turleri: [ikinci promptun ciktisini yapistirin]İlk turda bilerek düşük riskli işleri seçiyorsunuz. Sebebi cesaret eksikliği değil: ilk taşıma denemesinde bir şey ters giderse, tüm çalışmanın kredisi gider. Önce kolay olanı bitirip güven biriktirin.
Taşıdığınız işin resmi karşılığını tek sayfaya yazın
Bir işi resmi kanala taşımak, o işe bir araç tahsis etmek demek değil. Çalışanın "bunu böyle yapabilirim" diyebileceği yazılı bir karşılığı olması demek.
Asagidaki is icin tek sayfalik bir kullanim karti yaz.
Kart su basliklari icersin:
- Bu is nedir, kim yapar
- Hangi araci kullanir (tek arac adi)
- Ise hangi veri girer, hangi veri GIRMEZ
- Ciktiyi kim kontrol eder, neye bakar
- Cikti nereye kaydedilir
- Bu kart hangi durumda gecersizdir (tek cumle)
Kurallar:
- En fazla bir sayfa, madde madde; aciklama paragrafi
yazma.
- Kurum ici bir arac adi bilmiyorsan "[arac adi]" yaz,
uydurma.
Is: [secilen isin adini ve kisa tarifini yazin]Kartın en çok atlanan satırı "hangi veri GIRMEZ" olanı. Neyi yapabileceğini söylemek kolaydır; asıl belirsizliği gideren şey neyin dışarıda kaldığını açıkça yazmaktır. Bu satır yoksa insanlar sınırı kendileri tahmin eder ve herkes başka bir yerden çizer.
İki hafta sonra karta değil, sahaya bakın
Kartı yayınlamak işi bitirmez. Kart ile gerçek arasındaki fark iki hafta içinde ortaya çıkar ve bu farkı kapatmanın tek yolu tekrar sormaktır.
Asagida iki hafta once yayinladigim kullanim karti ve
bu hafta toplanan anonim geri bildirimler var.
Su uc soruya cevap ver:
1) Kart hangi noktalarda uygulanmiyor ve sebebi nedir
(arac yetersiz, kural belirsiz, is kartta yok)?
2) Kartta olmayan ama yapilmaya baslanmis yeni isler
hangileri?
3) Kartin hangi TEK maddesini degistirsem en cok
uyulur hale gelir?
Kurallar:
- Kisi adi veya kimin soyledigi bilgisini cikarma.
- Geri bildirimde gecmeyen bir sorunu uydurma.
Kart: [karti yapistirin]
Geri bildirimler: [anonim geri bildirimleri yapistirin]İkinci soru bu döngünün motorudur. Gölge kullanım tek seferlik bir olay değil, sürekli bir akış. Her iki haftada bir yeni işler ortaya çıkar; onları kartın dışında bırakırsanız gölge alan yeniden büyür.
Bu çalışma bir araç seçimi değil
Bu beş promptu çalıştırmak yeni bir bütçe, yeni bir yazılım veya bir proje ekibi gerektirmiyor. Anonim bir soru, bir tablo ve iki haftalık bir tekrar yeterli.
Zor olan kısım teknik değil, yönetsel. Çalışanınızın kurum dışında bir araçla iş yaptığını öğrendiğinizde ilk tepkiniz ceza olursa, bu çalışma ilk günde biter. İlk tepkiniz "bunu içeride nasıl yaparız" olursa, kurumun yapay zeka hakkında en değerli verisi elinize gelir: insanların gerçekten neye ihtiyacı olduğu.
Gölge kullanım bir disiplin sorunu değil, karşılanmamış bir ihtiyacın kanıtıdır.