Blog
Kararı siz verdiniz, gerekçeyi model yazdı
Kısaca: Kararı insan verir, gerekçeyi model yazar. Model sonucu duyar ve ona uyan bir anlatı kurar; metin pürüzsüz çıktığı için sağlam sanırsınız. Önce kararınızı ham maddelerle kendiniz yazın, metni sonra modelden isteyin. Kanıtı, varsayımı ve bilinmeyeni ayrı bölümlerde tutun; imzalamadan önce gerekçenize saldırtın.
Bir karar verdiniz. Gerekçesini yazmanız gerekiyor. Belgeleri modele verip gerekçeyi yazmasını istediniz.
Gelen metin iyi. Düzgün, dengeli, kurum dilinde. Üç dakikada bitti.
Altı ay sonra o karar tartışmaya açılıyor. Gerekçeye dönüyorsunuz. Metin hala iyi görünüyor. Ama içindeki cümlelerin, kararı verdiğiniz andaki düşüncenizle ilgisi yok. Model kararı duydu, ona uyan bir anlatı kurdu. Siz okuyup onayladınız.
Gerekçe kararı değil, kararı savunulabilir yapar
Gerekçenin işi kararı doğru yapmak değildir. Karar zaten verilmiştir.
Gerekçenin işi, kararın hangi bilgiye dayandığını kayda geçirmektir. Bilgi yanlış çıktığında kararın neden değişmesi gerektiğini görebilmeniz için. Düzenleyici sorduğunda cevap verebilmeniz için. Sizden sonra gelen kişinin kararı yeniden açıp açmayacağına karar verebilmesi için.
Bu yüzden kötü gerekçe, kötü yazılmış gerekçe değildir. İzi olmayan gerekçedir.
Gerekçeyi üç kişi okur. Kararı uygulayacak kişi, ne kadar esnetebileceğini anlamak için okur. Denetçi, usulün işlediğini görmek için okur. Sizden sonra gelen kişi, kararı devralıp devralmayacağına karar vermek için okur. Üçü de aynı şeyi arar: hangi cümlenin arkasında bir belge var.
Modelin gerekçesi neden ikna edici ama zayıf
Modele kararı söylediğinizde ona bir şey öğretmiş olursunuz: sonucu. Model de sonuca giden en makul yolu kurar. Bu bir akıl yürütme değil, geriye doğru yazılmış bir anlatıdır.
İnsanlar da bunu yapar. Fark şu: insan yaptığında cümleler zorlanır, metin tutuklaşır, bir şeyin eksik olduğunu sezersiniz. Model yaptığında metin pürüzsüz çıkar. Pürüzsüzlüğü sağlamlık sanırsınız.
İkinci sorun daha sinsi. Model belgede olmayan bir bağlantıyı kurduğunda bunu ayrı bir cümleyle söylemez. Kanıtla varsayımı aynı paragrafın içine, aynı tonda yazar.
Bir örnekle görmek kolay. Belgede bir pilotun iki ayda tamamlandığı yazıyorsa, modelin gerekçesinde bu bilgi şu hale gelebilir: pilotun hızlı tamamlanması yaklaşımın ölçeklenebilir olduğunu gösteriyor. Cümlenin ilk yarısı belgede var, ikinci yarısı yok. Cümle tek, kaynak iki.
Üçüncü sorun da var. Model gerekçeyi yazarken sizin elediğiniz seçenekleri hiç bilmez. Oysa bir kararı savunulabilir yapan asıl şey, seçilen yol değil, elenen yolların neden elendiğidir.
Sırayı ters çevirin: karar sizden, metin modelden
Modele kararı verip gerekçe istemek yerine, kendi gerekçenizi üç beş maddeyle ham halde yazın. Cümle kurmaya uğraşmayın, madde yeter. Sonra o maddeleri modele verip metne çevirmesini isteyin.
Ham madde şöyle görünür: iki tedarikçi karşılaştırıldı, birinin saha ekibi var; mevcut sistemle entegrasyon maliyeti bilinmiyor; bu işi mart ayına kadar erteleyemeyiz çünkü sözleşme o ay yenileniyor. Üç kırık cümle, hiçbiri sunulacak halde değil. Gerekçenin tamamı bu üç cümlede duruyor.
Böylece metin modelden, içerik sizden olur. Faydası ilk denemede görülür: ham maddeleri yazarken bir maddenin dayanağı olmadığını kendiniz fark edersiniz.
Ham maddeyi yazamıyorsanız kararı vermeye hazır değilsiniz. Bunu size model söylemez.
Kanıtı, varsayımı ve bilinmeyeni ayrı yazdırın
Tek parça gerekçe metni istemeyin. Üç bölüm isteyin ve bölümler arasında bilgi geçişini yasaklayın.
Asagida bir karar ve karara dayanak olan belgeler var.
Karar: [verdiginiz karar, tek cumle]
Belgeler: [belge adlari ve metinleri]
Bu karar icin gerekce taslagi yaz. Taslagi uc ayri bolum
halinde ver:
1) KANIT: Sadece belgelerde acikca yazan bilgiler. Her
maddenin yanina hangi belgenin hangi bolumunden geldigini
yaz ve ilgili cumleyi birebir alintila.
2) VARSAYIM: Belgelerde yazmayan ama kararin dogru olmasi
icin dogru olmasi gereken seyler.
3) BILINMEYEN: Bu karari vermek icin gerekli olup elimde
olmayan bilgiler.
Bolumler arasinda bilgi tasima. Belgede alintisi olmayan bir
sey KANIT bolumune giremez.Bu promptun asıl çıktısı KANIT bölümü değil, BILINMEYEN bölümüdür. Çoğu kararda o bölüm boş gelmez. Gelen maddeler kararı durdurmaz ama hangi noktada kırılgan olduğunuzu gösterir. Alıntı istemek de önemli: alıntı veremediği madde zaten kanıt değildir.
Bölüm ayrımını modelin kendi kafasına bırakmayın. Aynı soruyu başlıklar olmadan sorduğunuzda model yine üç paragraf yazar ama üçü de kanıt tonundadır. Ayrımı siz dayattığınızda varsayımlarını ayrı bir yere koymak zorunda kalır.
İmzalamadan önce gerekçenize saldırtın
Gerekçeyi yazdıktan sonra aynı modelden onay istemeyin. Modeller onay vermeye yatkındır. Rolü değiştirin.
Asagidaki gerekceyi ben yazdim ve yarin imzalayacagim.
Gerekce: [gerekce metni]
Gorevin bu gerekceyi savunmak degil, yikmak. Su sirayla yaz:
1) Bu gerekceye yapilabilecek en guclu uc itiraz.
2) Her itiraz hakliysa karar nasil degisir.
3) Gerekcede delili olmadan kesin gibi yazilmis cumleler.
4) Alti ay sonra bu karar yanlis cikarsa en muhtemel sebep ne?
Kibar olma, beni ikna etmeye calisma, iyi taraflarini sayma.Dördüncü soru en faydalısıdır. Alacağınız cevap çoğu zaman gerekçenizin en zayıf maddesini birebir işaret eder. O maddeyi ya güçlendirin ya gerekçeden çıkarın.
Bu adımı atlamanın bedeli basit: itirazı siz bulmazsanız toplantıda başkası bulur, orada da gerekçeyi tazelemeye vaktiniz olmaz.
Sonra gerekçenin kendi dayanağıyla uyumunu makineye saydırın.
Iki girdi veriyorum.
A) Gerekce metni: [metin]
B) Dayanak belgeler: [metinler]
Gerekcedeki her cumleyi tek tek ele al ve su etiketlerden
birini ver:
- DESTEKLI: B'de bu cumleyi dogrulayan ifade var, alintila.
- KISMEN: B'de benzeri var ama cumle B'den daha iddiali.
- DESTEKSIZ: B'de karsiligi yok.
Sadece tablo ver, yorum ekleme. DESTEKSIZ cumleleri en basa al.DESTEKSIZ etiketli cümleler ya silinir ya kaynağa bağlanır. Kurumsal gerekçelerde en sık DESTEKSIZ çıkan cümleler sektör genellemeleridir. Yazarken kimse fark etmez, sorarken kimse affetmez.
Hangi cümleyi kimin yazdığı belli olsun
Karar kaydının altında tek imza vardır: sizin imzanız. Ama metnin bir bölümünü model yazdıysa bu bilgi kayıtta durmalıdır. Saklanacak bir şey değil, sonradan okuyacak kişinin ihtiyacı olan bir bilgi.
Asagida benim yazdigim ham notlar ve senin bu notlardan
urettigin karar notu var.
Ham notlar: [sizin yazdiginiz maddeler]
Karar notu: [modelin urettigi metin]
Karar notundaki her cumleyi isaretle:
[KAYNAK] cumlenin bilgisi ham notlarda var
[SENIN] cumlenin bilgisi ham notlarda yok, sen ekledin
[YORUM] cumle bilgi degil, degerlendirme ya da gecis cumlesi
Isaretli metni dondur. [SENIN] cumlelerini ayrica alta listele.Alttaki liste kısa olmalı. Uzun geldiyse gerekçenin ağırlığını model taşıyor demektir. O cümleleri ya kendi ifadenizle yeniden yazın ya kanıta bağlayın ya atın.
İşaretleme bir savunma hamlesi değil. Aynı kararı bir yıl sonra yeniden açtığınızda, hangi cümlenin bir belgeden hangisinin bir üslup tercihinden geldiğini bilmek, kararın hangi kısmının gerçekten değiştiğini anlamanın tek yolu.
Tek sayfalık karar kaydı ve sınırları
Bütün bunların bir yere oturması gerekir. Tek sayfa yeter, yeter ki her kararda aynı şablon kullanılsın.
Bir karar kaydi hazirla. Sablon disina cikma, bolum ekleme.
KARAR: [tek cumle, ne yapmaya karar verildi]
TARIH VE SAHIP: [tarih] / [imzalayan kisi]
GEREKCE: en fazla bes madde, her madde bir kanita dayanir
ELENENLER: degerlendirilip secilmeyen secenekler ve sebepleri
VARSAYIMLAR: yanlis cikarsa karari degistirecek varsayimlar
GERI DONUS KOSULU: hangi gozlem olursa bu karar yeniden acilir
MODEL KATKISI: bu kayitta metnini modelin urettigi bolumler
Bos biraktigim alani sen doldurmayacaksin, BOS yazacaksin.Şablondaki en kıymetli satır geri dönüş koşuludur. Kararı alırken hangi gözlemin kararı yeniden açacağını yazarsanız, o gözlem geldiğinde tartışma kişisel olmaz.
Sınırlar net. Akıcı gerekçe doğru gerekçe değildir. Modelin kanıt diye verdiği alıntı belgede gerçekten o anlamda durmayabilir, bu yüzden her gerekçede en az bir alıntıyı elle açıp kontrol edin. Karar kaydını kişi değerlendirmesine çevirmeyin; kimin ne yaptığına dair çıkarımları modele hiç sordurmayın. Ve en önemlisi: modelin yazdığı gerekçe güzel diye kararınızı değiştirmeyin.
Bir uyarı da hız üzerine. Gerekçe yazmak kararın en sıkıcı kısmı olduğu için en çok devredilen kısım oluyor. Devrettiğiniz şey yazı işi değil, kararın hafızası.
Bu beş promptun hiçbiri kararı sizin yerinize vermiyor. Yaptıkları tek şey, kararın arkasındaki bilgiyi metnin içinden ayırıp görünür kılmak. Kurumsal hafıza da zaten bundan oluşuyor.
Kararın sahibi imzayı atan kişidir; gerekçeyi kimin yazdığı sorulduğunda cevabınız hazır olmalı.